Depuis le lancement des tableaux de bord personnalisés l’an dernier pour les rapprochements comptables, les clients ont eu beaucoup de temps afin d’assimiler ce qui est nécessaire pour les rapports de fin de période par rapport aux évaluations de données statistiques de fin de période.
Avant le lancement de ces tableaux personnalisés, il y avait deux principales façons de produire des rapports sur vos données.
- Rapports d’intelligence commerciale personnalisés
- Vues personnalisées dans Rapprochements
Le parcours du rapport personnalisé permet aux clients de créer leur propre rapport téléchargeable (en format Excel, PDF ou HTML) en rédigeant les requêtes SQL à partir de zéro ou en utilisant le générateur de requêtes.
À partir du générateur de requêtes, les utilisateurs peuvent sélectionner le module (Conformité de rapprochement ou Correspondance de transaction) et la requête (Rapprochement, Profil, Transaction) d’où proviennent les données. Ensuite, il est possible de choisir les colonnes et les filtres appropriés. Une fois que la requête est générée, il reste quelques étapes à suivre pour terminer votre rapport, comme la création du modèle de rapport et du modèle RTF (mais nous en parlerons une autre fois).
La vue personnalisée dans Rapprochement est la façon la plus populaire de recueillir de l’information et de produire des rapports connexes. Tandis que les utilisateurs individuels peuvent créer leurs propres vues et les réutiliser à chaque période, les gestionnaires peuvent aussi avoir des vues qui ont été créées pour eux. L’extraction d’Excel peut se faire manuellement. Les filtres et les colonnes de données peuvent comprendre toutes sortes d’éléments : statut du flux de travail actuel, solde du système source, différence inexpliquée, type de compte, statut en retard, etc. Il existe des milliers de combinaisons différentes qui peuvent être créés pour obtenir une liste de l’information faisant l’objet de vos rapports. L’information se met à jour instantanément chaque fois que vous rafraîchissez la page ou sélectionnez une vue différente.
Tableaux de bord personnalisés dans Oracle Account Reconciliation
Oracle Account Reconciliation offre des tableaux de bord prédéfinis pour avoir un aperçu général, mais ce qui fait vraiment tout l’intérêt de l’outil est la fonctionnalité des tableaux de bord personnalisés. Ces tableaux de bord vous permettent de choisir l’information que vous voulez voir et de définir la façon dont vous voulez la voir. Grâce à des graphiques, à des listes et à des tableaux croisés dynamiques personnalisables, vous pouvez acquérir une connaissance plus approfondie de votre processus de rapprochement. Vous pouvez faire le suivi des taux d’achèvement selon divers facteurs, analyser des tendances au fil du temps et repérer les éléments auxquels il faut porter une attention particulière. Ce niveau de détails vous donne les outils pour améliorer l’efficacité et vous assurer d’effectuer des rapprochements exacts et dans les délais.
La section suivante aborde trois tableaux de bord populaires qui aident à cerner l’avancement du rapprochement, ainsi que les comptes et les utilisateurs associés à un retard dans le rapprochement. Elle traite aussi des tableaux croisés dynamiques pour les transactions sans correspondance ou prises en charge.
Tendance de l’avancement du rapprochement
La tendance de l’avancement du rapprochement fait le suivi de la quantité de travail ou du nombre de rapprochements qu’il reste dans une période. Dans un scénario idéal, la courbe de tendance aurait une trajectoire descendante progressive, ce qui signifie que le travail se fait et que les charges de travail restantes diminuent. C’est une excellente visualisation qui aide à prédire si les rapprochements vont être terminés à temps.
Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir que le 8 juin est la date d’échéance pour les rapprochements de fin de période, mais qu’ils ont tous été terminés avant le 7 mai. Cette vue permet aux gestionnaires de voir que les utilisateurs ont eu suffisamment de temps pour effectuer les rapprochements. Ils peuvent donc envisager de raccourcir la période de clôture de quelques semaines.
Tableau de bord à quatre cadrans
Cette visualisation fait le suivi du nombre de rapprochements en suspens assignés à chaque utilisateur ou à chaque équipe. En ajoutant une vue de liste à côté du tableau, vous pouvez voir les détails de chaque rapprochement en retard, y compris l’utilisateur désigné et le compte ou le processus précis qui cause le retard. Vous pouvez ainsi repérer rapidement les goulots d’étranglement et affecter des ressources là où elles sont nécessaires. Vous vous assurez ainsi que le processus de rapprochement est terminé en temps opportun.
Chaque cadran peut être configuré individuellement pour extraire des données de différentes sections d’Account Reconciliation.
Exemples de tableau croisé dynamique : transactions sans correspondance ou prises en charge et rapprochements rejetés
Les tableaux croisés dynamiques offrent plusieurs avantages pour analyser les données de rapprochement :
- Découvrir des informations cachées : Les tableaux croisés dynamiques vous permettent de permuter les rangées et les colonnes, ce qui vous donne diverses perspectives sur vos données. Cette flexibilité peut révéler des tendances ou des modèles que vous n’auriez autrement pas remarqués. Par exemple, vous pouvez faire un croisement dans un tableau de rapprochement par utilisateur et taille de compte pour déterminer quels sont les utilisateurs qui éprouvent constamment de la difficulté avec des comptes en particulier
- Simplifier des données complexes : Les rapprochements font souvent appel à de multiples points de données. Les tableaux croisés dynamiques peuvent agréger cette information, ce qui la rend plus facile à comprendre. Vous obtenez ainsi un instantané de l’ensemble des tendances.
- Analyse dynamique : Comme les tableaux croisés sont dynamiques, vous pouvez changer la vue de vos données sur-le-champ. Vous pouvez ajouter ou supprimer des filtres et trier les données en fonction de divers critères. Il est donc facile d’explorer vos données de différents points de vue et d’acquérir une compréhension globale de vos rapprochements.
Dans les exemples ci-dessous, nous allons regarder deux tableaux croisés dynamiques. Le premier montre les transactions sans correspondance ou prises en charge dans Correspondance de transaction. Dans le deuxième, on voit le nombre de rapprochements de fin de période qui ont été rejetés et les comptes connexes.
L’exemple ci-dessous montre comment créer un tableau croisé dynamique pour voir rapidement les données pour un type de correspondance. Dans cet exemple, je veux voir combien il reste de transactions sans correspondance, le type de paiement et la valeur du type de paiement. En sélectionnant le « type de paiement » de la transaction comme attribut, qui est ma première colonne, je peux ensuite choisir les valeurs que je veux voir à côté. Dans ce cas, j’ai choisi Montant de la transaction et Nombre. Je peux ainsi voir rapidement et efficacement le statut de mes postes sans correspondance pour toutes les sources de données, ou des sources de données précises, dans Type de correspondance.
Ce dernier exemple montre bien à quel point il est facile de voir les rapprochements qui ont été rejetés pendant une période, le préparateur et le compte. Cette vue est utile si vous voulez trouver les comptes qui sont constamment rejetés et qui causent donc un goulot d’étranglement dans votre processus de clôture. Il suffit de sélectionner Compte et Préparateur comme attributs, puis Rejets (nombre) comme valeur. Ce tableau croisé dynamique vous permet même d’accéder à de l’information détaillée sur le rapprochement rejeté. Vous n’avez qu’à cliquer sur le nombre de rejets!
Lorsque vous tirez parti des tableaux de bord personnalisés dans Oracle Account Reconciliation, les rapprochements cessent d’être une corvée et deviennent un processus stratégique. Acquérez des connaissances approfondies, repérez les goulots d’étranglement et effectuez des rapprochements exacts et dans les délais. Maîtrisez votre processus de rapprochement dès aujourd’hui en l’optimisant!
À propos d’Oracle Account Reconciliation
Oracle Account Reconciliation est entièrement intégré à Oracle Cloud EPM pour offrir un processus complet de bout en bout de clôture des comptes. Le service en nuage de rapprochement comptable d’Oracle vous permet d’effectuer plus rapidement votre clôture en automatisant les rapprochements comptables et la mise en correspondance des transactions, ce qui améliore l’efficacité et l’exactitude de vos relevés financiers tout en prenant en charge les enjeux de sécurité et de risque.