Lorsque vous préparez des rapprochements de comptes, vous examinez des documents tels que des relevés bancaires, des factures ou des contrats pour justifier les soldes de vos comptes. Mais comment partagez-vous ces documents en tant que justificatifs pour vos rapprochements ? Et où enregistrez-vous les documents justificatifs afin de ne pas avoir à les rechercher de nouveau le mois prochain ?
Grâce à Oracle Account Reconciliation, vous pouvez intégrer vos documents directement à votre rapprochement en tant que pièce jointe ou à l’aide d’un lien URL vers un site de partage de documents (p. ex., Box ou SharePoint). Avant de plonger dans l’utilisation efficace des pièces jointes sur la plateforme, parlons brièvement de la solution Oracle Account Reconciliation.
À propos d’Oracle Account Reconciliation
Oracle Account Reconciliation est une solution puissante de la suite EPM Cloud conçue pour automatiser et rationaliser le processus de rapprochement. Elle comprend deux modules : Reconciliation Compliance et Transaction Matching. Le module Reconciliation Compliance vous aide à gérer les processus récurrents de rapprochement des comptes, tandis que Transaction Matching offre des fonctionnalités pour automatiser les rapprochements à fort volume et à forte intensité de main-d’œuvre.
Gestion des pièces jointes pour un rapprochement des comptes simplifié
Les contrats, factures ou autres documents sources originaux peuvent être sauvegardés et joints, éliminant ainsi le besoin de recherches futures sur le même élément. Par exemple, un relevé bancaire pour un prêt employé peut être joint comme preuve de la transaction initiale.
L’ajout d’une pièce jointe ne nécessite que quelques étapes. Localisez d’abord votre support, téléchargez-le et enregistrez-le sur votre ordinateur ou dans un emplacement partagé, puis joignez-le à votre rapprochement.
Où placer les pièces jointes dans Oracle Account Reconciliation ?
Vous pouvez ajouter des pièces jointes au rapprochement global ou aux transactions que vous avez ajoutées pour expliquer un solde. Vous n’êtes pas obligé de choisir une méthode ou l’autre, vous pouvez combiner les deux. Le choix dépend du type de compte et de son contenu.
Ajout de pièces jointes au rapprochement global
Si vous avez un document qui explique et justifie 100 % du solde du compte, vous pouvez l’ajouter une seule fois au rapprochement global. Cela fonctionne bien si le compte contient un seul élément, tel qu’un prêt bancaire ou un loyer payé d’avance.
Comme vous pouvez le deviner, cette approche ne fonctionne pas aussi bien si vous avez plusieurs postes ou transactions qui composent le solde de votre compte. De plus, toutes les pièces justificatives apparaîtront dans une liste sur la page de rapprochement, sans indication de quelle pièce jointe ou lien URL soutient quelle transaction.
Ajout de pièces jointes à des transactions individuelles
Chaque poste est justifié et documenté. En ajoutant un document pour justifier cette transaction particulière, le réviseur n’a pas besoin de chercher parmi toutes les pièces jointes pour trouver le justificatif du poste.
Si vous ajoutez une pièce jointe à chaque transaction dans le rapprochement, vous risquez d’y ajouter beaucoup de fichiers, avec des doublons potentiels. Une politique de limitation des pièces jointes peut aider à atténuer ces problèmes, mais ne les empêchera pas complètement.
Report des pièces jointes pour les périodes futures
Vous pouvez reporter les pièces jointes à la période suivante. Des règles peuvent être ajoutées à votre format pour lancer le processus automatiquement, ou cela peut être fait manuellement en cochant une case de report avant de sauvegarder la pièce jointe.
Si une explication du solde est reportée en tant que pièce jointe d’une période à l’autre, cela améliore l’efficacité du préparateur/réviseur. Les explications sont à portée de main et n’ont pas besoin d’être réexaminées.
Comment atténuer les problèmes de stockage résultant d’un trop grand nombre de pièces jointes ?
La plupart du stockage client est occupé par les pièces jointes de rapprochement et les commentaires. Un trop grand nombre de pièces jointes reportées peut causer des problèmes de performance dans l’application Account Reconciliation. Pour remédier à ce problème de stockage, les préparateurs doivent être judicieux quant à ce qu’ils joignent, y compris la taille du document. Les reports d’explications et d’ajustements de solde doivent être arrêtés quand ils cessent d’être pertinents pour le solde du compte. Ils resteront avec tous les rapprochements des périodes antérieures dans l’historique des rapprochements.
Résolution des problèmes de capacité de stockage en utilisant des liens URL au lieu de pièces jointes
Ajouter un lien est plus rapide et plus facile que de télécharger une pièce jointe et réduit considérablement l’espace de stockage. Si vous utilisez un outil de collaboration tel que Confluence, Slack ou SharePoint, par exemple, vous pouvez créer un système de classement interne pour toutes vos pièces jointes de rapprochement.
L’inconvénient de cette méthode est que les fichiers partagés peuvent être déplacés ou supprimés, rompant ainsi le lien avec votre rapprochement. Il faudra alors effectuer un travail supplémentaire pour retrouver et restaurer vos fichiers ainsi que le lien.
Optimisation du stockage et des performances avec Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Object Storage
La meilleure pratique pour stocker les pièces jointes est d’utiliser OCI Object Storage afin d’éliminer les problèmes de performance et de stockage causés par une grande base de données de rapprochement des comptes. Object Storage est une solution de stockage en nuage (cloud) distincte utilisée pour les données non structurées telles que le texte, les documents ou les images. Account Reconciliation transfère les pièces jointes des rapprochements, des transactions et des alertes vers et depuis OCI Object Storage. Ce dernier permet de réduire considérablement la taille d’un instantané, rendant ainsi les étapes de sauvegarde, de téléchargement et de restauration plus rapides.
De plus, si la même pièce jointe est utilisée pour plusieurs rapprochements, elle sera identifiée comme un doublon et ne sera stockée qu’une seule fois. Comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous, le total des pièces jointes de rapprochement et de transaction dans OCI Object Storage est de 209, mais 14 sont répertoriées comme des doublons. Le total des pièces jointes et des références à transférer sera donc de 195, pour une taille de stockage de 87,44 Mo.
OCI Object Storage nécessite un abonnement et une configuration précis, mais une fois mis en place, les pièces jointes y seront sauvegardées à l’avenir. Une fois que vous commencez à utiliser OCI Object Storage, vous ne pourrez plus revenir à l’utilisation de la base de données d’Account Reconciliation pour ces pièces jointes. Un autre point clé à noter : vous ne supprimerez plus les fichiers de pièces jointes dans Account Reconciliation. Vous les supprimerez plutôt en fonction de votre politique de rétention dans OCI Object Storage. Cette politique peut inclure un horodatage basé sur la date de dernière modification. Les règles de rétention sont configurées au niveau du compartiment et s’appliquent à tous les objets individuels dans le compartiment. Par exemple, si votre politique de rétention est d’un an, elle s’applique au compartiment et à toutes les pièces jointes du compartiment. Vous ne pouvez pas supprimer la pièce jointe avant 12 mois après la dernière modification de tout élément. Pour ces raisons, vous devez réfléchir soigneusement à votre politique de rétention avant de mettre en œuvre OCI Object Storage. Une bonne planification et une communication efficace aideront à établir une politique solide qui fonctionne pour votre équipe.
Rationalisation des pièces jointes et des flux de travaux avec Oracle Account Reconciliation
Avec Oracle Account Reconciliation, vous rationaliserez votre processus de rapprochement mensuel, améliorerez l’efficacité des flux de travaux et garantirez la conformité réglementaire grâce à des résultats bien documentés. À mesure que l’automatisation du rapprochement devient une routine, la gestion des pièces jointes s’intègre parfaitement dans vos flux de travaux financiers. En utilisant l’intégration infonuagique avec OCI Object Storage, votre organisation peut optimiser considérablement les processus d’affaires, réduire les coûts de stockage et améliorer les performances globales de l’application.
OCI Object Storage est particulièrement bénéfique pour l’optimisation des processus d’affaires, car il vous permet de stocker et d’extraire des pièces jointes avec un minimum de perturbations pour vos opérations de rapprochement. Cela garantit que tous les documents, tels que les relevés bancaires, les factures et les contrats, sont efficacement liés à des transactions précises, améliorant ainsi la précision et la rapidité du processus de rapprochement. En automatisant et en optimisant la gestion des pièces jointes, votre organisation peut rester à la pointe du paysage financier concurrentiel tout en garantissant la conformité avec les normes réglementaires en évolution.
En tant que partenaire Oracle de confiance, Alithya est là pour guider votre organisation dans la transition vers les solutions Oracle, en vous aidant à optimiser vos flux de travaux et à atteindre un plus grand succès commercial. Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont Alithya peut soutenir votre parcours de transformation numérique.