Oxfam-Québec, membre de la coordination Oxfam International, est une organisation non gouvernementale dont l’action vise à la sensibilisation de la population aux réalités des pays dits en développement et à l’aide au développement de ces derniers.
Dans le cadre de la coopération volontaire chez Oxfam-Québec, le Programme Accès Innovation (PAI) devait se doter d’un système de production et d’exploitation de rapports « suivi, évaluation et apprentissage » (SEA) basé sur l’approche commune d’Oxfam-Québec. Ce système devait permettre (au niveau global et dans chaque pays) de générer des apprentissages-clés, d’améliorer systématiquement les stratégies du PAI (Programme Accès Innovation) ainsi que de répondre adéquatement aux engagements pris par Oxfam-Québec envers son bailleur de fonds, les partenaires et les populations appuyées.
« Nous avons été très satisfaits de la connaissance et du professionnalisme des experts d’Alithya. Ils ont offert un support précieux pour le développement et la mise en œuvre d’une solution informatique utilisant AgilePoint et Power BI. Cette solution permet à nos équipes de 11 pays différents d’accéder rapidement aux informations les plus pertinentes pour leur travail, ce qui augmente notre efficacité. L’équipe d’Alithya a fait preuve de souplesse et de savoir-faire rigoureux tout au long de ce processus. » - Pierre-Yves Charpentier, Chargé de programme - Suivi, évaluation, apprentissage; Oxfam-Québec
Problème rencontré par le client
Originalement, le système de production et d’exploitation de rapports SEA comprenait des formulaires Word pour la collecte d’informations et utilisait Excel pour la production de rapports ainsi que pour le suivi d’activités et d’indicateurs de gestion. La production de rapports requérait du travail manuel pour la consolidation de l’information et la réalisation des rapports de gestion requis à partir de l’information recueillie sur les formulaires Word.
Les résultats du projet visent l’amélioration des opérations, particulièrement en ce qui concerne les bénéfices attendus de la solution sur le plan :
- des économies de travail
- des accès à distance en ligne
- de la gestion structurée du contenu
Le système est destiné à du personnel non spécialisé.
Solution proposée
La solution proposée par Alithya intègre un moteur de gestion des processus informatisés (BPM) construit sur la plateforme technologique AgilePoint ainsi qu’une solution d’informatique décisionnelle reposant sur les technologies SQL Server et Power BI de Microsoft. L’ensemble de la solution est hébergé dans Microsoft Azure.
La plateforme BPM d’AgilePoint a permis, dans un environnement 100% Web, de construire des processus de travail simples et complexes répondant aux besoins spécifiques d’Oxfam-Québec. La construction des formulaires et des processus s’effectue en déposant simplement les éléments nécessaires sur le canevas et en les configurant, sans aucune ligne de code. La simplicité de l’outil et l’accompagnement fourni par Alithya a permis à l’équipe d’Oxfam de s’approprier l’outil sans pour autant que les personnes impliquées possèdent ou aient à acquérir des connaissances techniques poussées.
Un serveur SQL permet de recueillir l’ensemble des données saisies dans les formulaires, le statut des processus dans lesquels ces formulaires sont soumis et toutes les informations relatives aux validations de ces informations. Ces informations sont exploitées dans des rapports construits à l’aide de Power BI Desktop et finalement exposées à l’aide de la plateforme en ligne de Power BI.
L’utilisation de Power BI a permis d’automatiser la production d’indicateurs et la distribution de ceux-ci aux intervenants d’Oxfam-Québec. Avec l’accompagnement d’Alithya, les ressources d’Oxfam Québec responsables de la production de ces rapports ont réussi à développer de manière autonome une grande partie des éléments d’information présents dans ces rapports.
Gains
En informatisant de manière plus formelle ses processus et ses rapports liés au programme de suivi, d’évaluation et d’apprentissage, Oxfam-Québec a réussi à :
- Mettre à la disposition de ses intervenants et partenaires une solution en ligne, accessible de tous les lieux d’activités d’Oxfam-Québec incluant ceux outre-mer
- Profiter d’une solution infonuagique à déploiement rapide ne nécessitant pas d’infrastructures locales chez Oxfam-Québec
- Économiser des efforts considérables liés à la consolidation et à la production de rapports ainsi qu’à l’analyse, à la validation et à la diffusion de ceux-ci
- Permettre la conservation des données de manière structurée et facilement accessible, rendant possibles la recherche et le classement par sujet, pays, programmes, projets et ressources et par année financière