Opus Group se transforme avec le logiciel HCM d’Oracle et Alithya

La société immobilière commerciale The Opus Group®, basée à Minneapolis, s'est retrouvée avec plusieurs enjeux après avoir mis en œuvre le logiciel de gestion des ressources humaines (human capital management [HCM]) d’Oracle avec un autre partenaire de mise en œuvre. Sur les quatre partenaires Oracle qui se sont entretenus avec Opus au cours du cycle de vente, Opus a choisi celui qui proposait un prix nettement inférieur, mais dont le calendrier était étrangement rapide. « Ils nous ont promis de tout mettre en œuvre en cinq mois et nous ont dit que la majeure partie du soutien serait assurée sur place », explique Linda Gonzales, responsable des technologies de l’information d’Opus Holding, S. A. R. L. « En fin de compte, 100 % du soutien a eu lieu en mode délocalisé, ce qui a nécessité des réunions à 6 h 30 du matin. Il y avait une barrière linguistique importante, et beaucoup d’éléments se sont perdus dans la traduction. Nous n’avons vu la solution HCM que dans un environnement de test pendant deux semaines avant la mise en service, et elle n’a pas fonctionné comme prévu ou comme promis », poursuit Gonzales.

Oracle Recruiting Cloud n’a pas été correctement mis en œuvre et a commencé à envoyer des courriels obscurs aux candidats à l’emploi, ce qui « ne donne pas une bonne première impression », dit Gonzales. Le soutien après la mise en service était un processus de centre d’assistance qui ne comprenait pas de direction, de formation ou de conseil.

Tout cela vous semble familier ? Avec un système à moitié fonctionnel et un soutien insuffisant, Opus est resté avec les problèmes suivants :

• Oracle Transactional Business Intelligence (OTBI) a été jugé insuffisant/inexploitable, et Opus a été informé que tous les rapports devaient être des rapports BI Publisher ;
• Les tableaux de bord créés n’étaient pas adéquats, et des tableaux de bord personnalisés étaient nécessaires. Opus a donc dû payer des frais récurrents pour acheter les tableaux de bord/rapports de l’ancien partenaire ;
• La configuration et la formation sur la manière d’utiliser l’application de manière appropriée avec une interface utilisateur réactive étaient insuffisantes ;
• Le partenaire précédent a dit à Opus que la fonctionnalité des gestionnaires de matrices ne fonctionnerait pas pour eux car leurs exigences étaient trop complexes ;
• Opus s’est fait dire que les documents d’enregistrement étaient clés en main et qu’aucune personnalisation n’était autorisée dans ce domaine ;
• Il fallait plusieurs horaires de travail pour les absences, mais Opus s’est faire dire que le système ne fonctionnerait qu’avec un seul horaire de travail. En outre, les demandes d’absence devaient être limitées afin que les personnes ne puissent pas modifier rétroactivement les enregistrements d’absence ;
• Les plans de rémunération du personnel ne fonctionnaient pas comme prévu ou n’étaient pas du tout configurés pour les cycles de rémunération à venir ;
• Les recruteurs exécutaient toutes les fonctions de création de demandes d’emploi à la place des gestionnaires d’embauche. Opus n’avait pas confiance dans le système et ne voulait pas permettre aux responsables du recrutement d’y accéder. Au lieu de cela, ils ont envoyé des courriels aux recruteurs pour qu’ils créent les demandes d’emploi en leur nom ;
• Les modèles de notification pour Oracle Recruiting Cloud n’étaient pas configurés de manière à pouvoir suivre le moment et le contenu de l’envoi.

Le plan de sauvetage : un soutien de haut niveau après la mise en service à un coût raisonnable

L’équipe financière d’Opus, qui entretenait déjà des relations avec Alithya, lui a demandé conseil. « Nous avons contacté Alithya pour voir s’il y avait quelque chose qu’ils pouvaient faire pour nous aider dans cette période d’extrême nécessité », dit Gonzales. « Ils nous ont répondu “génial”, nous ont immédiatement téléphoné et nous ont dit qu’ils pouvaient commencer dès la semaine prochaine. Alithya a été tellement formidable pour intervenir et nous aider dans tout ce que nous lui avons demandé, et nous en avons demandé beaucoup. Certaines parties du système ont été complètement réécrites, et la reconfiguration s’est déroulée de manière phénoménale. Chaque membre de l’équipe est professionnel et extrêmement compétent. Le système est désormais mis en œuvre de manière complète et correcte, sans aucun artifice », poursuit Gonzales.

Après seulement deux mois, Opus dispose d’un logiciel HCM d’Oracle entièrement fonctionnel, intégré à JDE Payroll.

Pendant le plan de sauvetage, Alithya aidé avec les éléments suivants :

• Elle a fourni une formation Oracle Transactional Business Intelligence (OTBI) pour montrer à l’équipe comment créer ses propres rapports ;
• L’équipe Opus avait initialement été informée que les tableaux de bord et les rapports ne fonctionneraient pas, mais Alithya a déterminé que la cause première du problème était le fait que des données étaient manquantes ou incorrectes dans le système. Une fois le plan de nettoyage des données achevé, les tableaux de bord/rapports ont permis la fonctionnalité dont l’équipe Opus avait besoin :
  • « Il y a un tableau de bord spécifique que notre conseil d’administration aime voir, et Alithya a été en mesure de le générer en une semaine et demie. C’était phénoménal », explique Gonzales.
• Alithya a recueilli les exigences concernant l’interface utilisateur réactive, et a aidé Opus avec la configuration et la formation en lien avec l’utilisation des fonctionnalités correctes du système ;
• Elle a recueilli les exigences en matière de libre-service pour les employés, de libre-service pour les membres et d’affichage pour les administrateurs, et a configuré les exigences, a testé les changements et a fait la migration vers la production en quatre semaines ;
• Alithya a réalisé des personnalisations dans les documents d’enregistrement :
  • « Notre partenaire précédent nous avait dit que nous ne pouvions pas générer des formulaires W2 à partir de JDE et les intégrer au logiciel HCM d’Oracle. En 22 minutes, Alithya a réussi à le faire. Cela a fait la joie de notre responsable de la paie », déclare Gonzales.
• Alithya a formé les utilisateurs d’Opus à l’utilisation de la fonctionnalité de gestion des matrices dans le système ;
• Elle est à l’heure actuelle en train de recueillir les exigences et de travailler à la mise en place d’horaires de travail supplémentaires, car le système permet ce type de configuration. Elle configure les limites d’absence qui fonctionnent désormais en production ;
• Les sessions sur les exigences ont commencé à la mi-janvier. Les étapes de la configuration, des tests/remédiations et de la migration vers la production ont toutes été achevées à temps pour respecter la date limite de la mi-mars. Alithya a créé deux nouveaux plans (un plan de primes annuelles et un plan de décaissement discrétionnaire). En outre, des modifications importantes ont été apportées à la configuration des plans de rémunération au mérite et de primes annuelles existants ;
• Des séances d’examen des pratiques d’affaires et du processus de création de demandes ont eu lieu, et Alithya a configuré le processus de création de demandes pour refléter les exigences d’Opus ;
• Alithya a recueilli les exigences et a testé les modifications apportées aux modèles de notification pour Oracle Recruiting Cloud (ORC). Ces modèles ont été mis en production, et Opus est maintenant en mesure de suivre les communications.

Après : Opus Group est « extatique » quant à la facilité d’utilisation

Après qu’Alithya ait repensé et reconfiguré le logiciel HCM, Opus peut utiliser Oracle comme prévu et selon ses attentes, grâce à l’aide de l’équipe de services gérés d’Alithya. L’entreprise a signé un énoncé des travaux pour la phase 2 du déploiement de ses produits du logiciel HCM d’Oracle, y compris le module de gestion des talents. « Nous sommes très enthousiastes et reconnaissants pour l’autonomie des employés », déclare Gonzales. « Les employés peuvent consulter leurs informations quand ils le souhaitent sans avoir à s’adresser aux RH pour obtenir des réponses. Les gestionnaires l’apprécient également. Nous avons récemment procédé à une modification de la rémunération au mérite et à une période de promotion qui étaient auparavant très manuelles (par téléphone ou par courrier électronique). Auparavant, les gestionnaires recevaient une feuille de calcul pour leur service, la remplissaient, la renvoyaient aux RH, et le président devait la signer physiquement, ce qui n’était pas un processus très agréable. Aujourd’hui, le processus est automatisé et simplifié. C’est tellement facile, nous sommes extatiques », poursuit Gonzales.

Les entreprises comme Opus ne devraient pas avoir à sacrifier ce qu’elles attendent d’un système parce que leur partenaire ne peut ou ne veut pas le leur fournir. Alithya est à l’écoute de ses clients et tient ses promesses.