Au quotidien, des entreprises comme les compagnies d’assurance doivent composer avec une tonne de documents, des demandes de règlements à traiter, des factures à rapprocher et des contrats à examiner. Ces documents génèrent d’énormes quantités de données non structurées qui sont difficiles à exploiter et à analyser. Le traitement manuel de ces documents est chronophage, coûteux et engendre souvent des erreurs et des retards. La numérisation de ces documents est essentielle pour produire des données à jour et structurées qui motivent les décisions commerciales et permettent l’automatisation du travail.
Pour s’attaquer à ce problème, le traitement intelligent des documents (IDP) propose une technologie transformatrice qui révolutionne la façon dont les entreprises traitent les données non structurées. En fusionnant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique avec l’automatisation robotisée des processus (ARP), l’IDP automatise l’extraction, l’interprétation et le traitement des données provenant de différents types de documents. Imaginez une compagnie d’assurance qui traite des milliers de demandes de règlements chaque jour, à l’aide de formulaires manuscrits, de documents numérisés et de courriels. Grâce à l’IDP, la compagnie d’assurance peut classer automatiquement les types de demandes de règlement, extraire les données pertinentes et vérifier l’exactitude des renseignements, ce qui réduit considérablement le travail manuel tout en accélérant l’approbation des demandes. L’IDP offre des flux de travail cohérents et intelligents qui s’adaptent et s’améliorent au fil du temps. Ainsi, il offre une solution de rechange plus intelligente et plus rapide comparée aux systèmes traditionnels de gestion de documents et de reconnaissance optique de caractères (OCR).
Son effet est indéniable : selon un rapport de MarketsandMarkets report, (en anglais seulement) le marché mondial de l’IDP, qui était d’un montant de 1,1 milliard de dollars en 2022, devrait passer à 5,2 milliards de dollars d’ici 2027. Ce montant représente un taux de croissance annuel composé impressionnant de 37,5 %. À mesure que l’hyperautomatisation transforme le monde des affaires, l’IDP est devenu indispensable dans des secteurs comme les finances, la santé et la logistique, où les processus comportant un grand nombre de documents exigent à la fois précision et efficacité. En réalisant une réduction des coûts pouvant atteindre 70 %, l’IDP permet aux entreprises de réussir dans un monde axé sur les données.
Pourquoi le traitement intelligent des documents est essentiel pour les entreprises modernes
Aujourd’hui, les entreprises sont inondées de données non structurées, comme des courriels, des télécopies, des fichiers PDF, des factures et des formulaires manuscrits. Selon IDC, 80 à 90 % des données commerciales ne sont pas structurées, (en anglais seulement) ce qui rend difficile le traitement au moyen d’outils d’automatisation traditionnels. Ces données posent d’importantes difficultés, dont les suivantes :
- Le coût élevé des ressources spécialisées requises pour les processus. Par exemple, afin d’effectuer l’autorisation préalable, ces ressources doivent avoir une compréhension des règles d’affaires propres au contexte;
- L’inefficacité des flux de travail causée par le traitement manuel des documents;
- L’augmentation des coûts en raison de l’extraction et de la validation des données qui sont chronophages;
- Des erreurs humaines qui nuisent à l’exactitude des données et à la prise de décisions;
- Des problèmes liés à l’extensibilité lors de la gestion manuelle d’importants volumes de documents.
L’IDP résout ces difficultés en automatisant le traitement des données non structurées, ce qui permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité et leur exactitude pour cette gestion de documents.
Quels sont les avantages du traitement intelligent des documents?
En mettant en œuvre l’IDP, les entreprises profitent de nombreux avantages, notamment :
- Amélioration de l’exactitude : la solution d’IDP d’Alithya tire profit des modèles d’IA et de l’apprentissage automatique pour atteindre des taux d’exactitude d’extraction allant jusqu’à 99,9 %, ce qui dépasse la fiabilité des méthodes manuelles traditionnelles.
- Réduction des coûts : l’automatisation du traitement des documents peut réduire les coûts opérationnels jusqu’à 70 %.
- Augmentation de la productivité : l’IDP réduit considérablement le temps consacré au traitement manuel des documents, ce qui permet aux employés de se concentrer sur les tâches de plus grande valeur. Par exemple, la solution d’IDP d’Alithya permet d’obtenir un taux de productivité allant jusqu’à 50 demandes de règlements par heure pour l’assurance de la qualité.
- Croissance des affaires : les plateformes d’IDP traitent efficacement des volumes élevés de documents, ce qui favorise la croissance des affaires sans devoir ajouter d’effectif. Alithya aide les clients à traiter entre quatre et cinq millions de pages télécopiées par mois grâce à sa solution exclusive.
- Décisions fondées sur les données : les données structurées extraites par les outils d’IDP améliorent l’analyse et permettent une meilleure prise de décisions.
Alithya a pris des processus entièrement manuels et leur a ajouté jusqu’à 80 % d’automatisation sans intervention, ce qui simplifie considérablement les flux de travail et réduit l’intervention humaine grâce aux solutions alimentées par l’IA pour les entreprises.
Fonctionnement du traitement intelligent des documents
Le traitement intelligent des documents ne se limite pas à l’automatisation : il s’agit d’un système puissant qui transforme les données désorganisées en renseignements exploitables. Qu’il s’agisse de numériser des formulaires manuscrits ou d’extraire des données essentielles d’un fichier PDF, il donne aux entreprises les moyens de traiter de grandes quantités de documents avec précision et rapidité. De quelle façon y parvient-il? Voyons cela de plus près.
Comprendre les formats et les éléments des documents
Afin d’apprécier les capacités du traitement intelligent des documents, il est essentiel de comprendre les types de documents qu’il traite :
Formats de documents
- Documents physiques : formulaires manuscrits, documents imprimés et images qui doivent être numérisés.
- Documents numériques : courriels, télécopies, fichiers PDF, feuilles de calculs et autres fichiers électroniques.
Éléments des documents
- Documents structurés : des formats clairement définis, comme les factures ou les formulaires d’impôts.
- Documents non structurés : des textes en format libre, par exemple des contrats ou des courriels.
- Documents semi-structurés : des formats hybrides qui comportent à la fois des éléments structurés et non structurés, comme des bons de commande ou des curriculums vitae.
Flux de travail du traitement intelligent des documents
L’IDP suit un processus en plusieurs étapes qui combine des technologies avancées comme l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel (TLN) pour transformer les documents bruts en données utilisables :
- Saisie et ingestion : Les documents sont introduits dans le système au moyen de la numérisation, de l’intégration des courriels ou du téléversement numérique. Qu’il s’agisse d’un lot de factures à volume important ou d’un seul formulaire numérisé, le système traite tous les formats de façon harmonieuse.
- Prétraitement des documents : Avant de commencer de l’extraction des données, l’IDP améliore la qualité des documents grâce à des processus comme l’élimination du bruit, ainsi que la correction et la normalisation d’images. Ce traitement permet de s’assurer que même les numérisations de mauvaise qualité sont lisibles et utilisables.
- Classification des documents : À l’aide des modèles d’IA, le système détermine le type de document; si c’est une facture, un reçu ou un contrat, puis il l’achemine automatiquement vers un traitement ultérieur.
- Extraction des données : Les outils d’apprentissage automatique et de TLN extraient des renseignements clés, comme des noms, des dates ou des montants du document. La technologie avancée d’OCR garantit que même les textes écrits à la main ou les mises en page complexes sont saisis avec précision.
- Boucle de validation et de rétroaction : Les données extraites sont contre-vérifiées par rapport à des règles ou des bases de données prédéfinies. Le système tire des leçons des erreurs au moyen d’une boucle de rétroaction, ce qui améliore son efficacité au fil du temps.
- Exportation : Enfin, les données validées sont intégrées dans des systèmes d’entreprise comme les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), de la gestion de contenu d’entreprise, de la gestion des relations avec la clientèle (CRM) ou les outils d’automatisation du flux de travail. L’IDP peut aussi se synchroniser de façon harmonieuse avec les plateformes d’ARP pour permettre une automatisation complète de bout en bout. Pour l’échange de données informatisé (EDI), l’IDP produit et formate les données produites conformément aux normes mondiales, notamment les normes 837s, 835s, FHIR ou HL7(en anglais seulement).
- Au-delà de l’IDP - recommandations contextuelles : L’IDP constitue plus qu’un outil d’extraction lorsqu’il est combiné à des règles propres aux entreprises et à des modèles de données sur le secteur. En intégrant l’hyperautomatisation, il évolue vers un moteur de recommandations. Il permet ainsi des tâches comme l’identification des types d’autorisation préalable, le signalement des fraudes dans les demandes de prêt et le déclenchement de la correspondance automatisée. Ce changement permet aux entreprises de réaliser des flux de travail plus intelligents et de prendre des décisions plus éclairées.
Un outil stratégique pour la gestion du contenu d’entreprise
Le traitement intelligent des documents transforme les systèmes de la gestion de contenu d’entreprise en solutions dynamiques et intelligentes en s’attaquant aux difficultés posées par les données non structurées. Ces systèmes excellent à stocker, organiser et accorder l’accès au contenu structuré. Par contre, ils ont souvent de la difficulté à gérer les documents divers et non structurés qui sont les plus fréquents dans les flux de travail d’entreprises modernes. L’IDP comble cette lacune en automatisant la classification, l’extraction et l’organisation des données, en veillant à ce que même les données les plus complexes soient traitées de façon harmonieuse et intégrées dans votre système de la gestion de contenu d’entreprise.
L’une de ses plus grandes forces est sa capacité à enrichir les données entrantes et à les transformer en renseignements exploitables. En extrayant des renseignements essentiels et en appliquant un étiquetage intelligent, l’IDP rend le contenu stocké dans le système de la gestion de contenu d’entreprise facilement consultable et récupérable. Les employés peuvent trouver rapidement des détails cruciaux, notamment une clause particulière d’un contrat ou des données relatives à une facture, ce qui améliore considérablement la productivité et la prise de décisions.
De plus, il améliore les capacités de conformité à la gestion de contenu d’entreprise en validant automatiquement les données des documents par rapport aux normes réglementaires et aux règles de gouvernance. Les renseignements de nature délicate, par exemple les détails du compte client ou des identifiants, peuvent être signalés, catégorisés ou chiffrés avant d’entrer dans le système de la gestion de contenu d’entreprise, ce qui atténue les risques et assure le respect des lois sur la protection des renseignements personnels comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
En intégrant l’IDP à votre stratégie de gestion de contenu d’entreprise, vous tirez profit d’une combinaison puissante qui transforme votre système de la gestion de contenu d’entreprise d’un répertoire statique en un centre opérationnel intelligent. Cette intégration favorise l’efficacité, renforce la conformité et permet de prendre des décisions plus intelligentes fondées sur les données, ce qui positionne votre entreprise pour qu’elle réussisse dans un monde en rapide évolution axé sur l’information.
Au-delà de la gestion de contenu d’entreprise : l’IDP procure de la valeur à l’échelle de l’entreprise
L’IDP ne se limite pas aux systèmes de la gestion de contenu d’entreprise : il s’agit d’une technologie polyvalente qui accroît l’efficacité dans de nombreuses plateformes d’entreprise. En transmettant de façon harmonieuse des données structurées dans divers systèmes, elle aide les entreprises à automatiser les processus, à améliorer l’exactitude des données et à prendre des décisions plus éclairées :
- Planification des ressources de l’entreprise (ERP) : l’IDP accélère les finances et les opérations en extrayant les données des factures, des bons de commande et des rapports de dépenses, puis en les transmettant dans des systèmes ERP comme Microsoft D365, SAP ou Oracle. Il élimine la saisie manuelle, améliore les délais de traitement et assure l’exactitude des données.
- Gestion de la relation client (CRM) : en extrayant les données sur les clients des formulaires, des courriels et des contrats, l’IDP tient à jour les systèmes CRM comme Salesforce et Dynamics 365 en leur fournissant des renseignements exacts en temps réel, ce qui donne aux équipes la capacité de répondre plus rapidement et d’offrir un service personnalisé.
- Gestion du capital humain (HCM) : l’IDP simplifie les processus RH en numérisant les curriculums vitae, les formulaires d’intégration des nouveaux employés et les évaluations du rendement, en transmettant les données directement dans les plateformes RH pour automatiser le recrutement, consigner les mises à jour et assurer le suivi de la conformité.
- Gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) : les documents d’expédition, les formulaires de douane et les factures des fournisseurs peuvent être traités par l’IDP pour alimenter les systèmes SCM, améliorer la planification logistique, le suivi en temps réel et l’approbation des factures.
- Gestion du cycle de vie des contrats (CLM) : l’IDP aide les équipes juridiques à extraire les conditions, les dispositions et les délais clés des contrats, en automatisant la conformité et le suivi dans les systèmes CLM.
- Applications propres au secteur : la polyvalence de l’IDP s’étend aux systèmes spécialisés qui permettent d’automatiser les processus d’autorisation préalable dans le domaine de la santé, de la souscription et de l’analyse des risques dans le secteur bancaire, ou l’analyse d’audit dans le secteur manufacturier, afin d’accélérer les délais de traitement et d’améliorer l’expérience client.
En s’intégrant à ces plateformes, il agit comme une pierre angulaire de l’excellence opérationnelle, améliorant ainsi la qualité des données et permettant un flux d’information fluide à l’échelle de l’entreprise.
N’attendez pas pour tirer parti de l’efficacité et de l’innovation grâce à l’IDP
L’adoption du traitement intelligent des documents ne consiste pas seulement à mettre à niveau votre technologie, mais aussi à transformer la façon dont votre entreprise fonctionne. Le traitement manuel des documents et les données non structurées ralentissent les activités, mais l’IDP change la donne. Il simplifie les flux de travail, améliore l’exactitude des données et permet à votre équipe de se concentrer sur le travail stratégique de grande valeur plutôt que sur les tâches répétitives.
Nous aimerions découvrir comment le traitement intelligent des documents peut aider votre entreprise à atteindre un niveau supérieur d’efficacité et d’innovation. Communiquez avec nous pour entamer une conversation.