En ce dernier trimestre de 2024, en pleine planification de 2025, bon nombre de clients me disent que le cycle « traditionnel » de budgétisation et de prévisions est trop lent et chronophage. Ils cherchent des moyens pour faire en sorte que le processus ait une plus grande valeur ajoutée, soit plus rapide et se concentre sur ce qui est le plus important.
Voici certaines choses que me disent mes clients :
- L’établissement du budget annuel est trop lent, et les événements surviennent trop vite.
- Nous devrions nous concentrer davantage sur les décisions stratégiques qui font avancer l’entreprise.
- Nous devons établir des liens entre les canaux d’information de l’organisation pour rendre plus lisible l’interdépendance des opérations et des finances.
- Nous devons obtenir plus de données opérationnelles en temps réel pour prendre connaissance des changements plus tôt.
- Nous devons utiliser l’automatisation pour être plus efficaces (p. ex. : intelligence artificielle) et être mieux informés pour aiguiller plus rapidement les renseignements importants vers les paliers hiérarchiques supérieurs afin de pouvoir réagir pendant la période.
Jetez les bases d’un processus de prévisions financières modernisé avant votre prochain cycle budgétaire.
Si vous traversez actuellement un cycle budgétaire difficile, voici ce que vous pouvez faire pour améliorer votre processus d’ici l’an prochain à pareille date :
- Utilisez l’automatisation pour prévoir votre volume d’affaires et demandez aux gens de réfléchir à ce qu’ils feront différemment l’année prochaine et à des initiatives concrètes pour y arriver.
- Mettez en place un outil moderne, et laissez de côté les feuilles de calcul, qui rendent l’itération, les analyses de scénarios et la consolidation trop lentes.
- Les données sont partout! Prenez le temps d’accéder aux données opérationnelles quotidiennes/hebdomadaires pour éclairer vos prévisions financières et créer un système d’alertes précoces pour l’entreprise.
- Dotez-vous d’une bonne plateforme avec laquelle vous pourrez croître et évoluer. Les outils de planification et de prévision modernes sont faciles à utiliser, à tenir à jour et à modifier en fonction de l’évolution de votre activité, et ils peuvent faciliter considérablement le processus d’itération et de consolidation des prévisions.
Examinons de plus près chaque élément de cette liste ainsi que des méthodes de planification efficaces pour vous aider à transformer votre processus de prévisions. Les organisations procédant à des achats à forte teneur en immobilisation peuvent bénéficier de la solution de planification du portefeuille d’immobilisations d’Alithya (CPP). Cette solution regroupe trois processus qui permettent de gagner beaucoup de temps : planification des immobilisations et établissement du budget, services administratifs et exécution de projets.
Utilisez l’automatisation pour prévoir votre volume d’affaires
La majeure partie du travail de planification des organisations est liée au volume d’affaires. Il est bien sûr important de savoir où vous en êtes aujourd’hui, mais selon moi, trop d’efforts sont consacrés à cet aspect. C’est un bon exemple d’utilisation inversée de la règle 80/20. Dans la plupart des cas, vous devriez déployer beaucoup moins d’efforts pour planifier votre revenu annualisé que pour discuter des initiatives stratégiques et opérationnelles qui vous permettront de le modifier.
Grâce aux bonnes méthodes, votre volume d’affaires de l’année – en particulier pour votre marge brute – peut être planifié au moyen d’algorithmes au moyen de modèles basés sur des facteurs déterminants et des tendances, puis rajustés en fonction d’éléments macroéconomiques comme l’inflation, la pénétration du marché et autres.
Si vous avez des données de base raisonnables et explicables, vous pouvez vous concentrer sur les discussions concernant les initiatives et les investissements stratégiques qui peuvent accroître ou réduire vos activités de façon importante. Ces initiatives peuvent porter, par exemple, sur le lancement d’un nouveau produit, l’entrée dans un nouveau marché, le lancement d’une campagne de marketing ou la mise en place d’un programme de formation sur la sécurité pour réduire les primes d’assurance maladie.
J’ai créé un cadre concret avec ce concept. Cette méthode de planification en trois volets permet aux organisations de jeter les bases d’un nouveau processus et d’une nouvelle mentalité en matière de prévisions.
Voici les trois volets :
- Données de base – 20 % de vos efforts : Les données de base représentent une projection de votre volume d’affaires actuel selon des tendances ou des facteurs déterminants, en supposant que les activités se déroulent normalement.
- Rajustement des données de base – 30 % de vos efforts : Le rajustement des données de base dépend de facteurs macroéconomiques comme l’inflation, la pénétration du marché, la réduction de la clientèle, les rabais des fournisseurs, etc.
- Initiatives d’affaires – 50 % de vos efforts : Il s’agit d’initiatives visant à modifier les données de base qui auront un responsable attitré et qui seront liées aux objectifs du dirigeant (p. ex. : lancer un nouveau produit, réduire le coût des services publics de 5 % grâce à de nouveaux climatiseurs, faire pression auprès d’un fournisseur pour obtenir une réduction des coûts additionnelle de 1 %).
En élaborant un processus de planification basé sur une telle méthode, vous permettez aux gens de se concentrer sur l’avenir, favorisez un processus de réflexion systématique et constant, tirez parti de vos données pour façonner vos plans et contribuez au discours sur le pourquoi et le comment des plans.
Créez des liens dans votre organisation pour gagner en efficacité
Maintenant que nous avons une bonne méthode en place, il faut penser à relier les gens. Dans la plupart des organisations, le processus de planification repose sur des centaines de feuilles de calcul préparées par les services des ventes, des opérations, du marketing, des RH, des TI et des installations. Si vous exercez vos activités dans plusieurs pays ou avez plusieurs unités d’affaires, les feuilles de calcul peuvent se multiplier de façon exponentielle.
Toutes ces feuilles de calcul sans lien entre elles et gérées par des humains ralentissent votre processus de planification.
Y a-t-il souvent quelqu’un qui dit qu’un changement est nécessaire durant un cycle budgétaire ou un cycle de planification?
Une simple modification budgétaire ou analyse de scénario peut prendre des jours, voire des semaines, pour se propager à l’échelle de l’entreprise.
Les équipes s’écrivent des courriels, se battent avec les feuilles de calcul et dépensent beaucoup d’énergie pour faire la mise à jour.
Les outils de planification modernes aident à simplifier l’interconnexion entre les différentes fonctions et les différents groupes au sein de votre organisation. L’utilisation d’un outil standard avec une base de données centralisées facilite l’élaboration de scénarios hypothétiques et la modification des budgets.
Les changements apportés dans un secteur se propagent automatiquement aux autres secteurs touchés et peuvent se traduire par un changement dans l’offre et la demande auquel les autres secteurs touchés ont la possibilité de réfléchir. Ce genre de méthode peut simplifier radicalement le processus de budgétisation, car elle élimine le fardeau des feuilles de calcul et garde tout le monde sur la même longueur d’onde.
L’interconnexion des secteurs de l’organisation peut donner l’impression d’être un vaste programme, mais comme pour toute chose, il faut commencer quelque part. Je recommande habituellement au parrain de trouver une fonction ou un dirigeant des opérations avec une cadence de planification éprouvée pour orienter le travail (p. ex. : quantités à commander, fabrication, vente, mise en marché, embauche, formation, etc.) et de faire équipe avec cette personne pour passer des feuilles de calcul à une technologie de planification connectée. Après avoir obtenu du succès dans un secteur, trouvez un autre dirigeant qui veut améliorer son processus, et continuez.
Toute personne participant à l’élaboration d’un processus de planification connectée doit comprendre qu’elle renforce la collaboration entre les échelons supérieurs, intermédiaires et inférieurs de l’organisation. Les cadres supérieurs et le personnel de planification et d’analyse financière bénéficient d’une méthode de planification simple et collaborative, mais les équipes opérationnelles doivent aussi tirer un avantage du processus. Ces équipes ont besoin d’un processus qui ajoute de la valeur à leurs activités quotidiennes, améliore la visibilité des données, simplifie les changements, et crée un lien entre les plans et les applications opérationnelles. En mobilisant adéquatement une équipe ou une fonction opérationnelle dans un processus de planification connectée, vous pouvez créer une valeur ajoutée en facilitant la vie de cette équipe et en rendant son travail plus efficace.
N’oubliez pas que l’interconnexion des secteurs de votre organisation est un marathon, et non un sprint! Le plus important est de bien faire les choses et de fournir une capacité utile à toutes les personnes participant au processus. Si vous négligez la qualité, les gens que vous essayez d’aider reviendront aux feuilles de calcul, et votre investissement sera inutile.
Utilisez des données opérationnelles en temps réel pour accroître votre agilité et prendre de meilleures décisions
Pour créer une méthode de planification moderne en trois volets et permettre la planification connectée dans vos équipes opérationnelles, vous devez intégrer des données opérationnelles en temps quasi réel dans votre processus de planification afin d’avoir les renseignements nécessaires pour calculer vos niveaux de base et fournir des alertes et de l’information en temps réel lorsque vos niveaux d’activité commencent à s’éloigner de vos projections.
L’approche habituelle consiste à utiliser la planification basée sur des facteurs déterminants. Selon cette approche, vous déterminez vos taux et vos volumes d’affaires clés et les utilisez pour générer des estimations financières prospectives. La planification basée sur des facteurs déterminants est un pas dans la bonne direction. Elle établit un lien entre vos volumes opérationnels et vos états financiers. Toutefois, cette approche s’appuie sur le passé, utilisant les volumes et les résultats de la période précédente pour faire des projections.
Ne serait-il pas fantastique de savoir que les niveaux d’activité changent pendant qu’il est encore temps d’intervenir?
Si vous pouvez intégrer des données opérationnelles en temps réel dans votre processus de planification, vous saurez immédiatement si les données réelles s’éloignent de ce que vous aviez prévu et vous aurez le temps de réagir. Avec un outil de planification moderne, vous pouvez planifier vos niveaux d’activité sur une base quotidienne ou hebdomadaire et ainsi obtenir de l’information plus concrète qu’avec un processus mensuel ou trimestriel. Imaginez l’avantage dont vous profiteriez si vous receviez des alertes pour vous informer, par exemple, que le nombre de visites a diminué sur le site Web la semaine précédente ou que les ouvertures de nouveaux comptes augmentent plus vite que prévu.
Il faut toutefois s’assurer que l’organisation ne se noie pas dans les alertes sans importance. Une innovation récente dans le logiciel que je mets en place est sa capacité à utiliser l’apprentissage automatique pour repérer les anomalies entre les prévisions et les données réelles, et la possibilité de peaufiner les alertes pour filtrer le « bruit » et permettre à l’organisation de se concentrer sur les éléments cruciaux.
Dotez-vous d’un outil de planification moderne!
Vous pouvez appliquer ces concepts en utilisant des feuilles de calcul, mais c’est bien plus facile avec un outil moderne! La technologie que j’utilise, Oracle Cloud EPM Planning, est accessible dans le nuage et peut être mise en place rapidement afin de fournir une plateforme modulaire et extensible qui peut évoluer au fil du temps.
Avec Oracle Cloud EPM Planning, il est facile de relier tous les échelons de votre organisation et d’automatiser l’analyse des données opérationnelles en temps réel pour que vous puissiez savoir plus facilement sur quels éléments concrets votre équipe doit se pencher. Voici certaines des caractéristiques qui rendent tout cela possible :
- Déploiement sur le Web - Adoption rapide ascendante ou descendante à tous les échelons grâce à un accès via un navigateur Web.
- Outil sur mesure fournissant des renseignements plus ou moins détaillés - Capacité d’adapter l’expérience en fonction du modèle de données, de la position hiérarchique et des mesures de chaque dirigeant, tout en maintenant les relations de mappage pour permettre la communication de données avec les applications et le regroupement de l’information de chaque secteur.
- Connectivité flexible - Capacité d’intégrer des données provenant de n’importe quelle application utilisée dans votre organisation et de créer des mappages de données et des relations normalisés pour qu’il soit plus facile d’incorporer les données au processus de planification.
- Prévisions automatisées - Utilisation de l’apprentissage automatique et de l’intelligence artificielle pour examiner l’historique et de multiples variables aléatoires, et interpréter les données en prenant en compte les activités commerciales récurrentes.
- Détection des anomalies intégrée - Capacité de repérer les anomalies (p. ex. : les écarts par rapport aux statistiques) dans vos activités opérationnelles et d’envoyer une alerte à une personne aux fins de vérification.
Comment met-on en place un système de prévisions moderne?
L’adoption d’un nouveau processus de prévisions qui change comment vos groupes opérationnels et fonctionnels interagissent avec l’information et travaillent peut sembler impossible. La bonne nouvelle, c’est que nos clients le font une étape à la fois, en tirant parti de la nature modulaire d’Oracle Cloud EPM Planning pour mettre en œuvre ces capacités de manière logique au fil du temps et donner à chaque secteur l’attention nécessaire.
Pour entreprendre le déploiement d’un système de prévisions moderne dans votre organisation, nous vous conseillons de prendre les mesures suivantes :
- Créez un plan d’action en plusieurs étapes qui définit le processus d’affaires d’ensemble et l’ordre dans lequel les équipes introduiront leurs feuilles de calcul dans la plateforme de planification.
- Créez des principes directeurs à respecter lors de l’établissement du nouveau processus de prévisions qui serviront de guide pour la prise de décisions.
- Commencez à petite échelle en trouvant un dirigeant qui est prêt à jouer le rôle de parrain dans un de vos groupes opérationnels ou fonctionnels ayant un processus de prévisions et de communication d’information établi et souhaitant passer à un outil moderne pour profiter de l’automatisation, de l’apprentissage automatique, etc. Obtenez du succès dans un secteur, et les autres suivront.
- Pour chaque unité d’un nouveau processus ou d’une nouvelle technologie que vous mettez en place, prévoyez une part égale de communications (ce qu’on appelle parfois la gestion du changement) pour expliquer pourquoi vous faites ces changements et comment ils aideront à améliorer les choses, et pour susciter l’enthousiasme à l’égard des changements dans votre organisation.
J’adore aider les organisations à analyser leurs employés, leurs façons de faire et leurs outils pour définir un processus de prévisions moderne qui ajoute plus de valeur à tous les échelons et qui peut être adopté de façon méthodique, pratique et rentable. Communiquez avec Alithya pour obtenir de l’aide avec ces concepts.