Découvrez le succès collaboratif de l’implémentation d’une solution numérique moderne au centre hospitalier américain Baptist Health Care.
L’infonuagique au service des professionnels de la santé
Les processus administratifs et le suivi des dossiers des patients alourdissent la tâche des employés du secteur de la santé. Ceux qui ont pour mandat de s’occuper du bien-être et des soins des patients devaient en plus, s’entrelacer dans les dédales d’un système désuet et inefficace. Dans un environnement où la rapidité et l’efficacité sont des facteurs cruciaux de réussite, il était impératif d’outiller tous les employés de l’hôpital afin d’alléger leurs quotidiens. Puisque la surcharge de travail était au cœur des préoccupations de l’équipe d’administration du centre hospitalier du nord de la Floride Baptist Health Care, une révolution numérique était devenue nécessaire.
Une modernisation qui s’impose
L’utilisation d’une version désuète de l’outil hébergé sur site, ERP Lawson, n’aidait en rien les processus. C’est lors d’une restructuration visant à construire de nouvelles installations que l’équipe a constaté les lacunes du système en place. Conséquemment, elle a décidé qu’il devait évoluer vers une solution numérique plus efficace et adaptée.
« Nous utilisions un système [Lawson] depuis 17 ans qui était axé sur la gestion financière, au fil du temps et avec des solutions de contournement, nous avons tenté de l’adapter en système de gestion des ressources humaines », explique Tyler Buczynski, chef de projet au bureau des ressources humaines.
« Il n'y avait rien de prévu pour que les utilisateurs puissent travailler de manière autonome dans le système. C'était lourd et difficile de réaliser de simples tâches telles que la configuration d'un dépôt direct ou le changement d'adresse. Nos employés sont occupés à prendre soin des patients, ils n'ont pas de temps à prendre avec des processus administratifs d’un système non adapté à leurs enjeux. L'hôpital fonctionne 24 heures sur 24, et nous voulions un système qui soutenait les travailleurs de nuit et qui offrait les mêmes accès et avantages que ceux qui travaillent le jour - c'était très important pour nous » poursuit Buczynski.
L'impact d'Oracle dans la transformation numérique du secteur de la santé
En partenariat avec Oracle, Alithya a recommandé au centre hospitalier Baptiste Health Care d’opter pour une solution ERP d’Oracle et Oracle Guided Learning. Cette solution offrait la technologie sécuritaire et adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise œuvrant dans le domaine de la santé.
Les objectifs bien définis du projet comprenaient :
- Implanter un système unique et modulé selon les besoins de tous les secteurs de l’entreprise afin de fournir une efficacité et une productivité accrues par le biais de l’automatisation et de la collaboration.
- Remplacer le système désuet, risqué et complexe par une infrastructure de stockage infonuagique sécuritaire et en constante évolution.
- Repenser le plan financier afin de s’aligner sur la stratégie globale de l’entreprise.
- Faciliter la transition de l’organisation vers l’adoption des meilleures pratiques et outils technologiques offerts par Oracle.
- Maximiser la performance du système via l’intégration d’informations pertinentes fournies grâce à une analyse contextuelle complète.
- Offrir, atteindre et mesurer l’efficacité du système.
Une implémentation graduelle et réfléchie
L’organisation a opté pour une approche d’instauration progressive en lançant d’abord Oracle Core HR et Oracle Recruiting Cloud. Ensuite a eu lieu le déploiement de Oracle Supply Chain Management. L’implémentation d’Oracle Human Capital Management avec Payroll, Comp, Benefits et Learning Management, ont conclu avec succès ce transfert vers une nouvelle ère basée sur une structure de gestion saine, simple et sécuritaire des données.
Les données accumulées ont été migrées de Lawson vers Oracle Cloud et l’intégration ERP et les systèmes externes ont été alignés et remplacer par Oracle.
Chez Baptist Health Care une équipe multidisciplinaire constituée de plusieurs départements ayant des tâches et buts distincts, a vu le jour afin de tester leur nouvel environnement. Un comité exécutif formé de parties externes a aussi été mandaté en tant que consultants dans ce projet. Pour sa part, Alithya a chapeauté l'ensemble du projet, émis des rapports détaillés chaque lundi et instauré des réunions hebdomadaires afin de garder le projet et les dates de livraison sur la bonne voie. Les comités de pilotage du système ERP et de Baptist Hospital se sont également réunis chaque mois.
Une formation maximisée avec Oracle Guided Learning
Une fois la transformation complétée et couronnée de succès, l’organisation de Baptist Health Care a d’abord formé l’équipe des gestionnaires concernés. Ensuite l’ensemble des usagers a reçu la formation en séances de mentorat par vidéoconférence. Facilement accessible sur SharePoint Cloud, la formation a été un succès. Pouvant être consulté en tout temps et devant son écran, le futur usager apprenait sans contrainte de temps et posait autant de questions qu’il souhaitait.
« Nous avons étudié la possibilité de formation en présentiel, mais ce scénario fût écarté rapidement par besoin de commodité d’apprentissage » explique Buczynski.
« L’option vidéoconférence avec le formateur disponible pour les questions était le meilleur choix vu les circonstances. En effet, en plus de ce grand changement numérique, les employés et l’organisation devaient composer avec un autre chamboulement soit, l’ouverture d’un nouvel hôpital » poursuit Buczynski.
En complément des formations à distance, l’équipe de l’organisation a utilisé l’outil Oracle Guided Learning pour moderniser l'apprentissage, améliorer la productivité et réduire les coûts. Grâce à cet outil, les employés ont bénéficié d'un accompagnement en temps réel lors de la saisie des données, remplaçant ainsi la méthode traditionnelle basée sur les manuels ou les guides.
Alithya et Oracle Cloud, un duo d’excellence
L’organisation du centre hospitalier est ravie de la transformation et des commodités offertes par Oracle. « Avec des solutions de contournement, l’ancien système avait été modulé pour nos besoins. Désormais, Oracle y répond parfaitement et sans embûche » déclare Buczynski. « Notre nouvel environnement technologique reçoit beaucoup d’éloges de la part des employés. L’accès aux rapports est particulièrement apprécié. Par exemple, un rapport qui concerne le recrutement peut fournir les informations pertinentes et exactes afin de respecter la politique d’équité salariale pour les nouveaux employés » poursuit Buczynski. « L’ancien système nous obligeait à classer nos données manuellement. Désormais, l’outil OTBI (Oracle Transactionnal Business Intelligence) le crée automatiquement. Nos actions par rapport aux activités commerciales sont plus alignées puisque nous détenons les données classées à porter de main » conclu Buczynski.
Baptist Health Care, un client collaboratif
L’équipe d’Alithya déclare avoir adoré collaborer avec le client et vice versa. La collaboration entre les deux organisations a fait le bonheur de tous au point ou les consultants ayant travaillé sur le projet déclarent que Baptist Health Care a été un client modèle. « Alithya a été un excellent partenaire pour nous », déclare Buczynski. « Nous pouvons maintenant soutenir les personnes qui prennent soin des autres et qui n'ont pas de temps pour s'asseoir devant un ordinateur. Maintenant, ils peuvent accomplir des tâches en 15 minutes, et cela est vraiment significatif, au point où nous ne pouvons exprimer notre gratitude verbalement », poursuit Buczynski. Il affirme que les opérations au quotidien sont plus fluides et a vu une amélioration de rendement dans plusieurs secteurs et activité.
Les licences et certifications sont des secteurs où le centre hospitalier a réalisé une économie de temps de 10 % et plus. Par exemple, dans le passé, les cliniciens devaient numériser une copie de leur licence de santé et l’envoyer par courriel au département des ressources humaines qui devait faire l’entrer de ces données manuellement. Désormais, les cliniciens peuvent facilement saisir leurs informations, lesquelles suivent un processus rapide d'approbation par les ressources humaines. L’amélioration se fait aussi sentir dans le secteur du recrutement. La liste de contrôle d’intégration est accessible ce qui procure une efficacité opérationnelle et assure que les nouveaux employés ont rapidement accès à leur liste de tâches.
Transformez votre organisation avec succès et efficacité
Heureusement, les mesures de contournement et les procédures inefficaces appartiennent au passé. Les solutions offertes par Oracle Cloud peuvent réellement améliorer la croissance, l’efficacité et le plus important le bonheur de vos équipes. L’expertise pointue et l’enthousiasme de nos consultants font d’Alithya un partenaire d’excellence pour vous accompagner dans votre parcours vers la modernisation de vos services en ligne. Contactez-nous sans tarder.