Maintenir des niveaux de personnel constants, parmi les infirmières et les cliniciens, peut constituer un défi de taille pour les prestataires de soins de santé. L’intégration inefficace des applications d’ordonnancement de la charge de travail exacerbe souvent ce problème. Cependant, Oracle Workforce Scheduling peut vous aider, et les idées partagées dans ce blogue pourraient changer la donne pour votre organisation de soins de santé.
Principaux défis liés à la main-d’œuvre dans le secteur des soins de santé :
- Intégration technologique - De nombreux systèmes d’ordonnancement manquent d’intégration fluide avec les dossiers de santé électroniques (DSE) et les outils d’ordonnancement de la main-d’œuvre, entraînant des inefficacités et des erreurs. Les systèmes isolés provoquent des incohérences de données, des retards d’ordonnancement et un désalignement entre la disponibilité de la main-d’œuvre et les besoins en soins des patients. Un système entièrement intégré assure un flux de données en temps réel et réduit les charges administratives.
- Flexibilité des horaires et stabilité - Les travailleurs de la santé recherchent des horaires flexibles, incluant l’échange de quarts et le travail à temps partiel, mais les établissements ont besoin d’une couverture prévisible de la main-d’œuvre. Équilibrer les préférences des employés avec les besoins opérationnels est essentiel pour éviter les sous-effectifs et garantir le respect des obligations contractuelles.
- Absentéisme soudain - Les congés de maladie imprévus ou les urgences personnelles créent des lacunes dans le personnel qui perturbent les soins aux patients. Les organisations doivent maintenir une réserve de personnel de secours ou mettre en œuvre des solutions d’ordonnancement intelligentes pour réassigner les quarts en fonction de la disponibilité et des qualifications.
- Conformité réglementaire - Les lois strictes sur le travail concernant les ratios de personnel, les limites d’heures supplémentaires et la gestion de la fatigue rendent l’ordonnancement complexe. Les prestataires de soins de santé doivent veiller à respecter les accords syndicaux et le droit du travail afin d’éviter les pénalités et l’augmentation des coûts.
- Taux de rotation élevé et épuisement professionnel - La nature exigeante du travail dans le secteur des soins de santé entraîne un épuisement professionnel et un taux de rotation élevé, ce qui augmente les coûts de recrutement. Pour résoudre ces problèmes, il faut équilibrer la charge de travail, structurer les périodes de repos et prendre des initiatives pour améliorer le bien-être du personnel.
- Gestion des coûts de main-d’œuvre - Les organisations doivent équilibrer les besoins en personnel avec les contraintes budgétaires, en assurant l’efficacité sans compromettre les soins aux patients. Un ordonnancement optimisé de la main-d’œuvre aide à contrôler les heures supplémentaires, à gérer les différentiels de quarts et à réduire les redondances inutiles.
La solution : Oracle Advanced Workforce Scheduling
Oracle Advanced Workforce Scheduling, une fonctionnalité d’Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM), est conçue pour optimiser la gestion de la main-d’œuvre en équilibrant les besoins de l’entreprise, la conformité et l’expérience des employés. Cette fonctionnalité offre une solution complète qui concilie l’efficacité du personnel, la conformité et la satisfaction des employés.
Grâce à un ordonnancement piloté par l’IA, à une intégration transparente des systèmes et à des fonctionnalités d’auto-ordonnancement, Oracle Workforce Scheduling permet aux prestataires de soins de santé d’optimiser la gestion de leur personnel.
Caractéristiques clés :
- Ordonnancement dynamique piloté par l’IA - Ajustez automatiquement les horaires en fonction des fluctuations de la charge de travail en temps réel, des besoins en personnel et de la disponibilité des travailleurs. Cet ordonnancement proactif des horaires réduit les lacunes de personnel de dernière minute et garantit que les quarts sont attribués en fonction de la demande réelle, améliorant ainsi l’efficacité de la main-d’œuvre et minimisant les perturbations opérationnelles.
- Intégration harmonieuse des systèmes - Les API ouvertes d’Oracle s’intègrent aux DSE, à la paie et aux outils de gestion des absences, garantissant des mises à jour en temps réel. Cette connectivité permet des projections de personnel précises, un traitement simplifié de la paie et une meilleure harmonisation entre l’ordonnancement de la main-d’œuvre et les besoins en soins des patients.
- Auto-ordonnancement et permutation - Permettez aux employés d’ordonnancer eux-mêmes leurs horaires, de demander une couverture de quart et de permuter les quarts afin d’améliorer la satisfaction au travail. En donnant au personnel le contrôle de leurs horaires, les organisations peuvent améliorer la fidélisation et l’engagement des employés tout en maintenant une couverture essentielle.
- Gestion de la conformité réglementaire - Des ensembles de règles intégrés garantissent le respect des politiques en matière de fatigue, d’équité en matière d’ancienneté et de prévisibilité des horaires. Les contrôles de conformité automatisés réduisent la charge de travail administratif et garantissent que les organisations respectent les obligations légales et contractuelles, réduisant ainsi le risque de conflits du travail ou de pénalités.
- Tableaux de bord en temps réel pour les responsables - Ces tableaux fournissent des informations sur la demande de main-d’œuvre, les lacunes en matière d’ordonnancement et l’utilisation de la main-d’œuvre afin de permettre des ajustements proactifs. Grâce à l’accès aux données en temps réel, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées en matière de personnel, ce qui permet d’améliorer l’efficacité tout en évitant les sureffectifs ou les dépenses inutiles en heures supplémentaires.
- Optimisation des coûts et équilibrage des effectifs - Les outils pilotés par l’IA aident à réduire les coûts des heures supplémentaires tout en maintenant des niveaux de personnel adéquats. En optimisant les affectations des équipes et en automatisant l’équilibrage de la charge de travail, les organisations peuvent contrôler les dépenses de main-d’œuvre tout en assurant une couverture suffisante pendant les heures de pointe et les heures creuses.
Avec la mise en œuvre d’Oracle Workforce Scheduling, les organisations de santé peuvent améliorer leur efficacité, réduire l’épuisement du personnel et garantir des soins de haute qualité aux patients.
Histoire de réussite client : mise en œuvre par Alithya pour un hôpital universitaire de premier plan
Alithya a aidé un hôpital universitaire et centre médical de premier plan en Oklahoma à transformer avec succès leurs besoins en ordonnancement grâce à la solution Oracle Workforce Scheduling. La mise en œuvre comprenait la conversion des horaires ADP pour trois périodes d’ordonnancement consécutives (quatre semaines chacune) vers Oracle en utilisant des API. Les emplois ont été regroupés en fonction de leurs besoins d’ordonnancement afin que des quarts appropriés puissent être attribués ou affichés lors de l’auto-ordonnancement. Les recherches de types de quarts ont été étendues pour distinguer les quarts réguliers, de garde et flottants pour les groupes d’ordonnancement respectifs. Cette approche a aidé le client à suivre le type de quart d’origine même s’il était couvert par un travailleur d’un groupe d’ordonnancement différent.
Des quarts ouverts ont été créés en fonction de la charge de travail pour chaque service et chaque groupe d’ordonnancement. Ils ont été automatiquement attribués s’il y avait des travailleurs disponibles avec des jours et des heures correspondants. Les données d’ordonnancement ont été mises à la disposition des gestionnaires en fonction des services auxquels ils avaient accès en utilisant la zone de responsabilité.
Les services ont été configurés pour identifier les ressources flottantes et attribuer de manière appropriée les équipes flottantes pour l’auto-ordonnancement. La fonctionnalité de transfert a été utilisée pour attribuer un quart régulier des services principaux aux travailleurs avec des quarts flottants le même jour, à la même heure et dans le même groupe d’ordonnancement si les travailleurs des services principaux n’étaient pas disponibles pour prendre le quart.
La mise en œuvre a également permis l’échange de quarts et a désactivé les capacités de suppression de quarts et de demande de couverture dans l’auto-ordonnancement. Les raisons d’échange de quarts ont été étendues pour répondre aux besoins de l’entreprise, et les flux d’approbation ont été configurés selon les exigences du client. Un tableau de bord d’ordonnancement a été créé pour aider les gestionnaires à visualiser toute la période d’ordonnancement de six semaines en une seule vue. Le tableau de bord a également aidé les gestionnaires à visualiser tous les services qu’ils gèrent en une seule vue.
Un agent personnalisé a été créé pour informer les gestionnaires d’ordonnancement des quarts ouverts pour la semaine à venir :
Une solution personnalisée a été développée pour afficher les informations des services planifiés dans les feuilles de temps et générer automatiquement des dérogations de coûts. Des codes de primes ont été configurés pour permettre aux gestionnaires d’ordonnancement de sélectionner le type de prime et le montant pour un quart lors de l’attribution des quarts aux travailleurs. Des règles de temps personnalisées ont été créées pour générer automatiquement le code de prime et le montant de la prime au prorata dans la feuille de temps pour le temps travaillé pendant les horaires de quart éligibles à la prime.
Grâce à l’expertise d’Alithya, l’hôpital a réussi à optimiser l’ordonnancement de sa main-d’œuvre, réduisant les lacunes de personnel de dernière minute, améliorant la satisfaction des employés et augmentant l’efficacité globale de la prestation des soins aux patients.
Mise en œuvre d’Oracle Workforce Scheduling avec l’expertise d’un partenaire Oracle
Oracle Workforce Scheduling est un outil transformateur qui peut révolutionner la gestion des effectifs. En tirant parti de l’IA, en garantissant la conformité et en fournissant des solutions spécifiques au secteur, il aide les entreprises à optimiser leur main-d’œuvre tout en améliorant l’expérience des employés. Que vous soyez dans le secteur de la santé, de la fabrication, du commerce au détail ou dans tout autre secteur, Oracle Workforce Scheduling offre la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour relever vos défis uniques en gestion de la main-d’œuvre.
Vous envisagez de mettre en œuvre le module Oracle Workforce Scheduling dans votre organisation ? Alithya, partenaire d’Oracle et adopteur précoce, peut vous assister dans votre mise en œuvre. Contactez-nous dès aujourd’hui.
Oracle Workforce Scheduling en action
Exemple de tableau de bord montrant les quarts supplémentaires ouverts :
Exemple d’un flux d’utilisateurs permettant d’accepter facilement un quart disponible dans l’horaire :
