Les entreprises qui cherchent à se démarquer dans un contexte commercial qui évolue rapidement doivent jongler avec deux difficultés : demeurer concurrentielles tout en gérant des activités complexes. Les systèmes ERP (planification des ressources de l’entreprise) sont tout indiqués pour ce type de situation. En effet, ils offrent une plateforme centralisée qui regroupe différentes fonctions, comme les finances, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la gestion de projets.
Actualisez votre vieux système ERP pour atteindre des niveaux inégalés d’efficacité, d’agilité, de rentabilité et d’innovation
De nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes ERP patrimoniaux, souvent désuets, ce qui peut nuire à l’efficacité, à l’agilité, à la sécurité des données et à l’innovation. Pourtant, personne ne doute de la possibilité de réaliser des économies considérables grâce à l’efficacité et à la sécurité opérationnelles accrues liées aux nouveaux systèmes. Ce ne sont là que deux des raisons pour lesquelles certaines organisations décident de moderniser leurs systèmes et de migrer vers une solution intégrée améliorée comme l’ERP Microsoft Dynamics 365.
Difficultés inhérentes à la maintenance des systèmes patrimoniaux
La plupart des systèmes ERP patrimoniaux ont été développés il y a plusieurs décennies et sont adaptés à d’anciens contextes d’affaires. Même s’ils fonctionnent encore, ils comportent plusieurs obstacles pour les entreprises actuelles évoluant dans un contexte où les processus et la technologie ne cessent de se transformer. C’est pourquoi il est important d’actualiser vos systèmes ERP patrimoniaux. Sans compter que la maintenance des systèmes patrimoniaux comporte des obstacles, dont les suivants :
- Caractère évolutif et flexibilité limités : une entreprise qui vise à croître a besoin d’une solution évolutive, une qualité qui fait défaut à la majorité des systèmes patrimoniaux. De plus, leur intégration à des technologies modernes peut s’avérer difficile, limitant ainsi la flexibilité.
- Coûts d’entretien élevés : la maintenance de ces plateformes désuètes et les services de soutien qui s’y rattachent engendrent des coûts exorbitants. Généralement, les processus manuels associés aux systèmes patrimoniaux sont chronophages ou nécessitent beaucoup de personnel de soutien pour veiller au bon fonctionnement de la plateforme. Il faut ajouter qu’il est de plus en plus difficile de recruter du personnel qui possède d’emblée les compétences nécessaires pour assurer la maintenance de systèmes désuets, ce qui contraint les entreprises à investir dans de la formation spécialisée pour veiller à ce que leurs employés soient outillés pour accomplir les tâches requises. Outre le fait qu’elle est chronophage, la gestion d’une infrastructure technologique disparate constituée de solutions mises en place au gré des besoins de différents services implique souvent l’acquisition de plusieurs licences d’utilisation. Vous payez évidemment des frais pour chacune d’elles, alors que vous pourriez profiter de réductions sur le prix de certains logiciels (selon l’utilisation que vous en faites) ou d’un prix spécial sur un ensemble de solutions. Autrement dit, vous réussirez souvent à économiser sur ce genre de frais récurrents en optant plutôt pour un système intégré. Qui plus est, la migration vers le nuage réduit dans bien des cas les coûts du matériel informatique associés aux infrastructures hébergées localement.
- Problèmes liés aux silos de données et à l’intégration : les applications patrimoniales sont souvent indépendantes, ce qui signifie que les silos de données freinent la collaboration et, conséquemment, nuisent à la prise de décision. De plus, l’intégration de ces applications à des logiciels modernes est un processus particulièrement complexe.
- Risques liés à la sécurité : les protocoles de sécurité des vieilles versions sont souvent obsolètes et les mises à jour se font rares. Les systèmes patrimoniaux sont donc plus vulnérables aux cybermenaces.
- Lacunes en matière d’aperçus en temps réel : les organisations ont besoin de données en temps réel pour prendre des décisions éclairées. Cependant, les systèmes patrimoniaux mettent beaucoup de temps à générer des aperçus pertinents, ce qui risque donc d’entraîner une perte d’efficacité ou de vous faire manquer certaines occasions.
8 étapes pour moderniser vos processus en migrant vers le système ERP de Microsoft Dynamics 365
Nous avons établi une marche à suivre pour la migration d’un système ERP désuet à Microsoft Dynamics 365. Elle est structurée de façon stratégique pour assurer une transition harmonieuse et optimiser les résultats. Voici les principales étapes de ce processus.
- Faire une évaluation exhaustive du système ERP : commencez par évaluer la condition du système ERP patrimonial que vous utilisez actuellement. Cernez ensuite les irritants, les contraintes et les aspects à améliorer. Finalement, élaborez un plan exhaustif qui définit la portée et l’échéancier de la migration, de même que les ressources nécessaires à sa réalisation.
- Uniformiser les actions des différents intervenants pour assurer la réussite de la modernisation : mobilisez les principaux intervenants des différents services et sollicitez leur soutien pour vous assurer qu’ils adhèrent aux objectifs de la modernisation. La communication et la collaboration sont essentielles pour répondre aux préoccupations et vous mettre d’accord sur les mesures à prendre.
- Établir un plan stratégique pour la migration des données : élaborez une stratégie pour migrer les données de l’ancien système vers Microsoft Dynamics 365. Prévoyez une étape de nettoyage de données, de mise en correspondance et de validation pour vous assurer que les données sont correctement transférées dans le nouveau système.
- Personnaliser Microsoft Dynamics 365 en fonction des besoins de l’entreprise : personnalisez Microsoft Dynamics 365 selon les besoins particuliers de votre entreprise. Cette solution flexible vous permet de personnaliser des processus, des formulaires et des rapports afin de mieux les adapter à vos processus d’entreprise.
- Assurer une intégration harmonieuse aux systèmes actuels : le fait de relier d’autres systèmes essentiels de votre entreprise avec Microsoft Dynamics 365 peut favoriser une transmission d’informations fluide d’un programme à un autre.
- Mettre en œuvre une formation pour les utilisateurs et des méthodes de gestion du changement : offrez à vos employées une formation complète qui les aidera à s’adapter à la nouvelle plateforme, puis mettez en œuvre des méthodes de gestion du changement qui permettront de surmonter toute forme de résistance et d’assurer une transition sans heurts.
- Procéder à des tests rigoureux et à une vérification minutieuse du système ERP : avant la mise en ligne, menez des tests approfondis pour cerner les défaillances ou les bogues potentiels du système. Vérifiez également sa performance et ses fonctionnalités, tout en examinant si les données qu’il contient sont exactes, de façon à ce que la mise en œuvre puisse être réalisée sans problème.
- Adopter un plan de mise en ligne stratégique comprenant du soutien continu : mettez à exécution le plan de mise en ligne, surveillez la performance du système, et offrez un service de soutien après la mise en œuvre pour résoudre les problèmes qui surviennent et pour maximiser les fonctionnalités du système.
Principaux avantages de la mise en œuvre de Microsoft Dynamics 365 en vue de l’amélioration des résultats de l’entreprise
Il faut savoir que le choix d’un système ERP repose autant sur le type de plateforme que sur ses fonctionnalités. Une bonne plateforme favorise le caractère évolutif, l’intégration et l’adaptabilité future, et permettra d’adapter le système selon l’évolution de votre entreprise, les changements du marché et les avancées technologiques. De façon générale, les modules de système individuels répondent à des besoins immédiats, alors qu’une plateforme performante élimine les obstacles au sein du système et assure une communication fluide avec les autres applications ou systèmes. Par exemple, la solution EPR Microsoft Dynamics 365 comprend les modules Finances, Gestion de la chaîne d’approvisionnement, Gestion de projets et Gestion des talents, qui sont tous regroupés dans la plateforme D365.
Passer à Microsoft Dynamics 365 comporte de nombreux avantages, et peut grandement améliorer l’efficacité, l’agilité et la concurrentialité d’une entreprise. Voici certains de ces avantages :
- Tirer parti d’une plateforme unifiée : plutôt que d’utiliser des systèmes ERP, HCM et CRM distincts, vous pouvez regrouper vos activités sous une même plateforme et ainsi unifier vos données et vos processus. Dynamics 365 rallie des solutions ERP, CRM et une suite d’applications commerciales sous une seule plateforme, ce qui simplifie la transmission de données entre différents services de l’organisation. Son infrastructure infonuagique offre l’évolutivité nécessaire pour permettre à votre entreprise d’élargir ses activités à mesure qu’elle prend de l’essor sans aucune difficulté. La plateforme se sert de l’intelligence artificielle pour offrir des données en temps réel de même que des analyses prédictives, qui sont utiles pour prendre des décisions éclairées et accroître l’efficacité opérationnelle. Elle peut être combinée à d’autres produits Microsoft comme Office 365, Azure et Power Platform pour accroître la productivité grâce à la création d’un seul écosystème numérique.
- Améliorer l’expérience client : Dynamics 365 est doté de fonctionnalités CRM performantes qui aident les organisations à mieux gérer leurs relations avec leurs clients. Il permet de personnaliser les interactions et d’offrir un meilleur service grâce à une vue à 360 degrés.
- Renforcer la sécurité et assurer la conformité : Microsoft Dynamics 365 respecte des mesures de sécurité strictes ainsi que le cadre législatif en matière de conformité. Il comprend des fonctionnalités de sécurité avancées, des mises à jour ponctuelles et des techniques de protection des données qui assurent la sécurité des renseignements de nature sensible.
- Réaliser des économies considérables : les organisations peuvent réduire les coûts de maintenance associés aux systèmes patrimoniaux en adoptant Dynamics 365. De plus, grâce au modèle infonuagique, il n’est plus nécessaire de recourir à une infrastructure locale, ce qui élimine d’autres dépenses.
- Bénéficier d’une innovation continue : Microsoft continue sans cesse d’améliorer sa solution Dynamics 365. Elle s’assure ainsi que ses clients sont toujours à jour et bénéficient de technologies novatrices et des dernières avancées du marché, ce qui lui permet de se démarquer de ses concurrents.
Alithya peut vous aider à moderniser vos processus grâce à Microsoft D365
Les entreprises qui veulent demeurer concurrentielles dans leur secteur d’activités en se tournant vers la transformation numérique devraient songer à moderniser leurs systèmes patrimoniaux ou à migrer vers l’ERP Microsoft Dynamics 365. Cette transition comprend une série d’étapes stratégiques, qui comprennent une évaluation, la planification, la migration de données, la personnalisation et la formation des utilisateurs. Dynamics 365 offre des opérations unifiées, des aperçus en temps réel, une productivité accrue, une sécurité renforcée en plus d’autres fonctionnalités avantageuses, et s’avère donc une solution très pratique pour les entreprises d’aujourd’hui.
L’expertise d’Alithya en matière de modernisation et de mise en œuvre de systèmes ERP en fait un partenaire idéal pour les organisations qui entreprennent ce genre de démarche. En offrant des solutions sur mesure ainsi que des services de migration de données d’intégration et de soutien continu, Alithya veille à ce que les entreprises tirent le meilleur parti de leur transition vers Microsoft Dynamics ERP et obtiennent les meilleurs résultats possible. Pour en savoir plus à propos de nos services de transformation numérique pour vos systèmes patrimoniaux, veuillez communiquer avec nous.