Les ERP (Enterprise Resource Planning), également connu sous le nom de progiciel de gestion intégré (PGI), sont essentiels aux entreprises pour la gestion financière, les ressources humaines et la logistique Cependant, leur rigidité peut freiner l’agilité et l’optimisation des données. Dirigeants et gestionnaires de données se heurtent alors à des systèmes limitant l’innovation et les ajustements restent complexes.
Plutôt que de modifier l’ERP, il est plus efficace de le compléter avec des solutions d’automatisation intelligente et d’intégration des systèmes pour en maximiser l’efficacité sans le compromettre.
Microsoft Power Platform offre une alternative flexible en permettant d’étendre les fonctionnalités des ERP sans nécessiter de modifications lourdes. Grâce à ses outils d’automatisation intelligente, d’analyse avancée des données et de développement à faible code (Iow-code), cette plateforme facilite l’intégration et l’optimisation des processus, rendant les systèmes plus agiles et adaptés aux évolutions du marché.
Les défis de personnalisation des ERP
Personnaliser un ERP peut être complexe et coûteux, ce qui nuit à son intégration et à la gestion des processus critiques. Voici les principaux défis à considérer.
1. Complexité et impacts sur la performance des ERP
Les ERP sont des systèmes interconnectés couvrant la gestion financière, les achats et les ressources humaines. Leur personnalisation peut perturber l’architecture logicielle et affecter la scalabilité des systèmes, nécessitant une expertise approfondie pour éviter les risques sur l’ensemble du processus.
2. Des coûts élevés pour adapter un ERP
Adapter un ERP engendre des coûts élevés en développement, maintenance et soutien technique. Chaque modification doit être planifiée, testée et intégrée par des experts, tandis que les mises à jour ERP imposent souvent une refonte des personnalisations, alourdissant le coût total de possession.
3. Une forte mobilisation des ressources TI
Modifier un ERP exige du temps, des ressources humaines et un investissement prolongé. La complexité des adaptations peut mobiliser des équipes internes et des consultants ERP pendant des mois, détournant des ressources d'autres projets stratégiques et ralentissant l'agilité opérationnelle.
4. Un risque pour la stabilité
La personnalisation ERP peut générer des bogues et des erreurs imprévisibles, perturbant les processus métiers. Ces instabilités émergent souvent sous stress opérationnel, risquant des interruptions critiques.
5. Évolutivité limitée et rigidité des systèmes
Avec la croissance des entreprises, leurs processus ERP évoluent. Un ERP personnalisé mais mal conçu peut limiter l’évolutivité, freiner l’intégration des systèmes et compliquer l’automatisation des processus. Des ajustements coûteux ou une refonte complète deviennent alors nécessaires.
6. Problèmes de support et compatibilité des ERP
Les fournisseurs d’ERP assurent le support de leurs solutions standard, mais leurs personnalisations en compliquent souvent la maintenance. Elles peuvent être incompatibles avec les mises à jour logicielles, entraînant des coûts et des efforts supplémentaires pour maintenir la continuité opérationnelle.
Alternatives traditionnelles d’ajustement des ERP et leurs limites
Pour contourner les limitations des ERP standard, certaines entreprises exportent des données hors du système pour un traitement ultérieur. Bien que cette approche soit utile à court terme, elle présente des risques en matière de sécurité des données, des inefficacités et des défis de mise à l'échelle.
Les limites d’usage des feuilles de calcul :
- Données peu fiables : La saisie manuelle accroît les erreurs, faussant les analyses et décisions.
- Gestion chaotique des versions : Les échanges par courriel créent des incohérences.
- Scalabilité limitée : Inadaptées aux grands volumes et à l’automatisation, les feuilles de calcul deviennent rapidement obsolètes.
Lorsque les ERP ne couvrent pas tous les besoins des utilisateurs, ceux-ci mettent en place leurs propres processus manuels (formulaires papier, appels téléphoniques, courriels) pour accomplir leur travail, n'utilisant le système qu'en dernier recours.
Les limites des processus manuels :
- Manque d’efficacité : Chronophages et gourmands en main-d’œuvre, ces processus freinent la productivité.
- Risque d’erreurs : Saisie manuelle et mauvaise communication affectent la qualité des données et la prise de décision.
- Manque de visibilité : Suivi et contrôle limités, compliquant la conformité et la gestion des opérations.
- Données obsolètes : Lorsque les données sont traitées en dehors de l’ERP puis réintégrées, elles ne sont plus mises à jour en temps réel, ce qui ralentit la prise de décision basée sur des informations à jour.
Optimiser votre ERP avec Microsoft Power Platform
Bien que la personnalisation des ERP puisse répondre à certains besoins spécifiques, les entreprises doivent en évaluer l’impact à long terme. Une approche plus agile repose sur Microsoft Power Platform, qui s’intègre parfaitement aux ERP sans en modifier la structure de base.
Microsoft Power Platform transforme l’usage des ERP grâce à une approche à faible code, flexible et évolutive. Elle permet d’automatiser les processus, d’intégrer les données et d’optimiser la performance, sans les contraintes des personnalisations lourdes.
Voici comment Power Platform offre une alternative puissante :
Les éléments clés de Microsoft Power Platform
- Power Apps permet de créer des applications personnalisées à faible code, accessibles sur mobile et web. Ce module de Power Platform simplifie le développement et accélère la réponse aux besoins commerciaux avec des solutions intuitives et performantes.
- Power Automate (anciennement Microsoft Flow) est l’outil qui automatise les flux de travail entre vos applications et services pour synchroniser des fichiers, recevoir des notifications, collecter des données, et plus encore. Il peut automatiser les processus commerciaux routiniers, réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité des flux de travail sans nécessiter une programmation complexe.
- Power BI fournit des outils puissants d’analyse commerciale pour permettre une analyse et une visualisation complètes des données. Cela permet aux organisations de créer des rapports riches et interactifs et de mieux comprendre leurs données opérationnelles, améliorant ainsi les capacités de prise de décision.
- Power Virtual Agents permet aux utilisateurs de créer et de gérer des agents conversationnels (chatbots) pilotés par l’IA qui peuvent engager des interactions conversationnelles. Ces chatbots peuvent aider à automatiser les requêtes courantes et les tâches, fournissant des réponses rapides aux questions des utilisateurs et libérant des ressources humaines pour des problèmes plus complexes.
Des solutions flexibles et performantes
Microsoft Power Platform apporte des solutions flexibles pour optimiser leur performance sans nécessiter de lourdes modifications. Grâce à ses outils interconnectés, cette plateforme améliore l’automatisation, l’analyse des données et l’engagement des utilisateurs.
- Intégration simplifiée : Power Platform s’intègre nativement avec Microsoft Dynamics 365, Office 365 et divers systèmes externes, étendant les capacités des ERP sans perturber leur infrastructure.
- Applications sur mesure : Power Apps permet de créer rapidement des applications métiers adaptées, sans nécessiter de développement complexe.
- Automatisation des processus : Power Automate connecte et synchronise les systèmes, réduisant la saisie manuelle et améliorant l’efficacité des flux de travail.
- Analyse avancée des données : Power BI transforme les données ERP en tableaux de bord interactifs pour une meilleure prise de décision.
- Optimisation du service client et RH : Power Virtual Agents automatise les interactions client et les demandes internes, améliorant la réactivité et la satisfaction.
Impact synergique
Microsoft Power Platform, Power Automate et les innovations en IA comme Copilot créent un impact synergique avec Dynamics 365 et d'autres systèmes ERP, améliorant l'automatisation, l'analyse des données et l'efficacité opérationnelle.
Une innovation majeure pour un détaillant canadien grâce à Microsoft Power Platform
Un grand détaillant alimentaire canadien rencontrait des défis majeurs avec son ERP, limitant la gestion efficace de ses activités d’approvisionnement de plus de 6 milliards de dollars par an. Le manque de flexibilité et l'usage de processus obsolètes (, courriels, appels) ralentissaient les opérations.
Pour y remédier, l’entreprise a adopté Microsoft Power Platform et développé une application centralisée optimisant la gestion des demandes de devis (RFQ). Cette solution a permis d’automatiser le suivi, de fluidifier les échanges avec les fournisseurs et d’améliorer la transparence des transactions.
Les fonctionnalités clés de l’application comprenaient :
- Interfaces RFQ personnalisables : L’application permettait aux directeurs d’approvisionnement de personnaliser les formulaires RFQ en fonction des produits spécifiques ou des exigences des fournisseurs, garantissant que toutes les informations pertinentes étaient facilement accessibles et couvertes de manière exhaustive.
- Saisie directe par les fournisseurs : Les fournisseurs pouvaient saisir directement leurs informations de coût et de volume dans le système, ce qui non seulement accélérait le processus mais réduisait également les erreurs associées à la saisie et à la communication manuelles des données.
- Transparence et suivi améliorés : Le système offrait des niveaux de transparence et de surveillance opérationnelle sans précédent, avec un suivi détaillé de chaque RFQ de la soumission jusqu’à l’approbation finale.
Cette transition a non seulement optimisé les opérations d’approvisionnement mais a également établi une nouvelle norme pour l’engagement et la gestion des fournisseurs dans l’industrie du détail. La solution a amélioré la prise de décision stratégique en fournissant à la direction des informations claires sur les modèles d’approvisionnement et la performance des fournisseurs, qui ont été essentielles pour négocier de meilleures conditions et améliorer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement.
Maximiser l'agilité et la performance des ERP avec des solutions intégrées
Dans un monde en constante évolution, les entreprises doivent adapter leurs ERP aux nouvelles exigences du marché sans compromettre leur stabilité. Microsoft Power Platform permet d’optimiser et d’étendre les fonctionnalités des systèmes existants grâce à l’automatisation, l’intelligence artificielle et l’analyse de données avancée.
En adoptant des solutions flexibles et évolutives, les entreprises améliorent leur efficacité opérationnelle tout en évitant les contraintes liées aux personnalisations lourdes. Alithya, expert en transformation numérique, accompagne les organisations dans l’intégration stratégique de Power Platform pour maximiser leurs performances. Contactez nous pour en savoir plus.