Deux concepts pour faire rayonner votre organisation à travers les générations
Les organisations sont vouées à ce qu’un roulement de personnel ait lieu un jour ou l’autre. Prochainement, on peut penser qu’une bonne partie de la main-d’œuvre âgée d’environ 55 à 65 ans quittera le milieu du travail pour se diriger vers une retraite bien méritée. Il y aura donc du mouvement d’employés, une transformation des responsabilités, mais aussi, de nouvelles embauches.
Comment une organisation peut-elle favoriser le transfert des connaissances et la collaboration entre les différents individus impliqués afin de minimiser l’impact des changements sur ses opérations?
Grâce à deux concepts clés dans la conservation des savoirs et des acquis internes : l’intelligence collective et la mémoire collective.
Qu’est-ce que l’intelligence collective?
J’aime définir l’intelligence collective avec cette maxime : « Seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin. » L’intelligence collective est donc un concept qui vise le travail collaboratif plutôt que l’activité en silo. Cette façon de faire tend à améliorer la qualité de nos équipes puisqu’elle permet aux organisations de tirer parti des compétences, des connaissances et des idées de chaque individu dans l’atteinte d’un objectif commun.
En d’autres mots, on pourrait aussi dire que les interactions des gens contribuent à faire naître la capacité intellectuelle d’une organisation. Cette dernière peut alors réaliser des tâches complexes et inhabituelles et obtenir des résultats impressionnants.
Pour que l’intelligence collective fasse son œuvre, j’aime bien créer des petites équipes un peu éclectiques de 4 à 6 personnes. J’ai récemment réuni 4 profils complètement différents pour un projet, des gens d’horizons divers avec des bagages bien à eux. J’avais, dans mon groupe : un employé extraverti, un autre introverti, un très cartésien et un nouveau au sein de l’entreprise. Je voulais voir comment la synergie allait opérer entre ces personnes. Eh bien, le fruit de leur travail était tout simplement exceptionnel ! Chacune a mis son grain de sel au projet et a fait valoir ses opinions.
Le grand avantage de l’intelligence collective, c’est la force du nombre. C’est la multiplication des idées. C’est la richesse des connaissances de chacun. C’est le partage de celles-ci. C’est le travail d’équipe.
Mais évidemment, l’intelligence collective nécessite un changement dans la conception de la profession au sein de l’organisation. Le désir d’un travail collaboratif doit passer par les leaders, les gestionnaires et l’entreprise elle-même afin que les employés puissent eux aussi entrer dans la danse. Nous y reviendrons un peu plus loin.
Qu’est-ce que la mémoire collective ?
De son côté, j’aime comparer la mémoire collective à l’héritage d’une organisation. À mesure que les employés vont et viennent, il faut réussir à créer un sentiment d’appartenance et à transmettre les connaissances. Le principe est simple : on veut garder le savoir acquis et préserver la culture et les traditions organisationnelles au fil des ans. Un peu comme un lègue d’une génération d’effectifs à une autre.
Mais la mémoire collective tient compte de l’ADN des organisations. Ce qu’on retrouvera chez l’entreprise A différera de ce qu’on observe chez l’entreprise B. Dans tous les cas, l’objectif commun reste le même : celui de renforcer le groupe social interne à travers les années. Ce sont les façons d’y arriver qui changent.
Prenons l’exemple d’un employé fidèle et qui occupe son poste depuis 10 ou 15 ans. Vous direz : il a vu neiger ! En effet, cet employé a vu les saisons passer et a été témoin de nombreux événements au sein de l’entreprise. Il doit maintenant former son remplaçant au meilleur de ses connaissances. Comment peut-il arriver à transmettre son savoir-faire, ses expériences et les procédures de l’organisation durant les quelques semaines d’intégration de son successeur ?
Difficile, non ?
Sachez que la mémoire collective, c’est ça. C’est établir des mesures organisationnelles pour réussir à conserver les façons de faire et l’expertise à travers les années. Ça permet aux entreprises de continuer d’opérer lorsqu’il y a des absences ou un départ. Mais sachez ceci : la mémoire collective va bien au-delà de la documentation des processus. Oui, c’est la transmission des connaissances, mais c’est plus encore. C’est la passation de la culture d’un employé à un autre. On doit créer un environnement de partage au sein des équipes afin qu’elles documentent leur quotidien.
L’intelligence collective et la mémoire collective sont deux sujets intimement liés et complémentaires, tout en étant différents l’un de l’autre. Ensemble, ces concepts forcent les organisations à… s’organiser ! Voyons maintenant plus en détail leur utilisation au quotidien.
Quelles sont les 5 grandes règles de l’intelligence collective ?
Je l’ai mentionné un peu plus haut alors que je vous proposais ma définition de l’intelligence collective, mais je réitère ce point : ce concept doit passer par les leaders de l’organisation. Il doit être valorisé par des gestionnaires engagés et convaincus de son succès pour être accepté au sein des troupes. C’est une façon d’être. Une fois que nos têtes dirigeantes sont prêtes à changer la conception du travail pour favoriser la synergie, il y a 5 grandes règles à respecter pour faire naître l’intelligence collective auprès des employés.
- Faire collaborer des profils variés pour avoir une diversité dans les équipes.
- Prioriser la communication : il faut savoir parler et surtout, maîtriser l’écoute !
- Valoriser le partage des idées et des informations.
- Fixer des normes communes afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
- Évaluer et analyser le progrès à différents moments clés durant le projet (début, milieu, fin).
L’idéal serait de créer une équipe et de commencer un petit mandat de courte durée afin qu’on puisse rapidement en mesurer l’évolution et atteindre l’objectif commun.
L’intelligence collective est utilisée dans les projets d’innovation (qui sont assez longs). Je voulais vous présenter cet exemple concret de conception de batteries électriques afin que vous puissiez bien saisir cette façon de travailler. Plusieurs phases sont nécessaires avant d’avoir, entre les mains, une batterie électrique. Dans l’évolution de ce mandat, on pourrait penser que la première étape consistait à avoir de l’électricité d’accessible facilement. C’est la base même du mandat. Sans électricité, impossible de travailler et de commencer la production des batteries. C’est une fois ce premier objectif atteint qu’on peut poursuivre vers l’atteinte d’un second, puis d’un troisième, et ainsi de suite.
Il est incontournable d’avoir des buts concrets, courts et motivants pour que l’équipe puisse constater que le projet avance. On veut aussi qu’elle continue d’avoir envie de s’engager ! N’oublions jamais ceci : nous avons droit à l’erreur. Recommencer, ça fait partie de la vie. C’est impossible de réussir tout du premier coup. L’important, c’est de savoir trouver des solutions et persévérer.
Ce que j’aime faire une fois que le projet est avancé ou qu’un autre mandat se dessine à l’horizon, c’est de remanier mes équipes. Mes 2-3-4 petites brigades de 4 à 6 personnes dont je parlais plus haut vont changer de collègues et je vais créer de nouveaux groupes. Mon objectif est simple : je veux favoriser les esprits inventifs, établir une chimie et encourager le partage d’idées nouvelles pour sortir des sentiers battus. Je compare beaucoup cette étape à ce que l’entraîneur des Canadiens de Montréal fait avec ses trios.
L’idée est la même, mais vous comprendrez qu’aucune rondelle n’est impliquée dans notre quotidien !
L’intelligence artificielle et le cloud comme outils indispensables dans le transfert des connaissances
Personnellement, je trouve que l’intelligence artificielle et le cloud sont des outils essentiels pour maximiser le potentiel des projets d’une organisation. Le cloud est fantastique pour créer une mémoire collective et réunir les équipes au sein d’un même objectif.
Par contre, la façon dont on en fera l’usage sera déterminante au succès ou à l’échec de son utilisation. Il faut réussir à bien documenter nos mandats, à les structurer efficacement et à respecter une nomenclature établie afin de rendre la recherche de données plus facile. Le but, c’est que vos outils dans le nuage puissent devenir le moteur de recherche de votre entreprise. Les bénéfices de l’accès à l’information sont énormes et permettent d’entretenir la mémoire collective tout comme l’intelligence collective !
Le défi, ici, c’est de choisir les bons outils et de s’y tenir afin de savoir où se trouvent les bonnes versions des renseignements que l’on recherche. Si on met à jour un fichier dans une base de données X, et que la version précédente était plutôt à jour dans le logiciel Y, les processus de travail ne seront pas optimisés et il y aura plusieurs dédoublements. La bonne documentation est nécessaire, mais il ne faut pas sur documenter.
Les outils d’intelligence artificielle générative peuvent aider à bien structurer les informations de notre organisation afin de nous offrir ensuite des propositions de données lors de nos recherches. Par contre, gardons ceci en tête : l’intelligence artificielle a ses limites. Elle est propulsée par l’intelligence humaine. Si ceux-ci ne lui transmettent pas de nouvelles données, elle sera limitée et non précise puisqu’elle n’aura rien appris de nouveau et qu’elle ne comprend pas le contexte d’une situation.
C’est une autre preuve qu’il faut s’en tenir à conserver l’intelligence collective à un endroit clé pour que la mémoire collective de l’entreprise puisse perdurer.
L’intelligence collective et la mémoire collective : un duo gagnant !
Oui, je suis une fan de l’intelligence collective et de la mémoire collective ! Pour moi, ce sont deux concepts qui permettent à notre organisation de créer de la valeur et de rayonner à travers les années. Ça assure la pérennité de nos opérations lorsque quelqu’un s’absente ou quitte la boîte. C’est réellement un duo gagnant !
Mon souhait, c’est que de plus en plus d’organisations comprennent que le travail collaboratif est une façon de faire pertinente qui permet de récolter le grain de sel de chacun pour obtenir des résultats qui vont au-delà des attentes initiales.
Bien que l’intelligence collective et la mémoire collective soient des sujets dont on commence à parler, je prévois qu’il sera sur toutes les lèvres d’ici 5 ans à l’échelle du globe. Les organisations de toutes les sphères d’expertise voudront emboîter le pas, et c’est parfait ainsi !
Avez-vous de tels processus intégrés au sein de votre organisation ?