Si vous songez à implanter un nouveau système ERP (planification des ressources de l’entreprise), CRM (gestion de la relation client ou système) ou SCM (gestion de la chaîne d’approvisionnement), vous vous demandez probablement quel est le budget à prévoir, ce qui est tout à fait normal. Malheureusement, il arrive souvent que les coûts associés à un système ERP soient plus élevés que ce que vous aviez initialement anticipé.
Toutefois, nous avons une bonne nouvelle! Nous sommes là pour vous guider dans le cadre du processus d’estimation du coût total de propriété d’un système de planification des ressources de l’entreprise, qui comprend des coûts directs et indirects. Nous vous fournirons également des conseils sur la façon de minimiser ces coûts.
Coûts directs liés à un système ERP
Tout d’abord, vous devez prendre en considération les coûts associés au logiciel. Ceux-ci comprennent les frais annuels d’entretien et de soutien ainsi que les droits de licence, qui varient selon la taille et la complexité de votre entreprise. De plus, vous devez tenir compte des frais de personnalisation et de tout autre module logiciel ou logiciel complémentaire additionnel dont vous pourriez avoir besoin pour appuyer vos processus organisationnels. Pour réduire les coûts du logiciel, comparez les fournisseurs de systèmes ERP et évaluez vos options de déploiement.
Un autre facteur important à considérer est le coût d’implantation d’un système ERP, qui peut inclure les frais afférents à la planification, à la gestion de projets, au déploiement, et aux mises à niveau du matériel et des infrastructures. Sachez que définir la portée du champ d’application des mises en œuvre, déterminer vos besoins quant aux ressources internes et aux tiers et planifier l’échéancier du projet peut contribuer à minimiser ce type de coût.
Coûts indirects liés à un système ERP
Les frais d’entretien et de soutien sont des dépenses courantes engagées pour veiller au bon fonctionnement du système de planification des ressources de l’entreprise. Une façon de minimiser ces frais est d’investir dans une solution de contrôle et d’optimisation continus du système pour vous assurer que ce dernier répond à vos besoins à mesure qu’ils évoluent.
La gestion du changement organisationnel est une autre source de dépense souvent négligée. Elle engendre des coûts en ce qui a trait à la formation continue et à l’accès à l’information des utilisateurs finaux, ainsi qu’à la gestion de la résistance au changement. Pour limiter les coûts des retards dans l’échéancier d’un projet qui résultent d’une mauvaise gestion du changement, il est important de commencer à planifier les activités de gestion du changement organisationnel tôt dans la démarche et d’impliquer les employés dans le processus de sélection du système ERP.
Les coûts de conversion des données comprennent le transfert de données à partir de vos systèmes actuels vers le nouveau système de planification des ressources de l’entreprise. Ce processus implique notamment l’analyse, la mise en correspondance, le nettoyage et la migration des données. En élaborant un plan de conversion des données exhaustif dès que possible, vous pourriez diminuer les coûts d’intégration, qui peuvent grimper rapidement, surtout si l’infrastructure informatique de votre organisation est complexe. Il est essentiel de choisir un fournisseur ou un intégrateur de système qui a déjà effectué des intégrations pour les systèmes que vous utilisez.
Estimation du coût total de propriété d’un système ERP
Vous devez absolument tenir compte de tous les facteurs susmentionnés pour toute la durée de vie prévue du système (pas uniquement à court terme) pour évaluer le coût total de propriété de votre système de planification des ressources de l’entreprise. Une fois cette étape terminée, votre prochaine tâche consiste à estimer les bénéfices tangibles et intangibles que vous prévoyez réaliser afin de calculer le rendement rapide du capital investi.
Si vous souhaitez entamer le processus d’implantation d’un système ERP, veuillez communiquer avec nous pour obtenir l’aide de nos représentants spécialisés dans votre secteur d’activités. Nous aidons nos clients à déployer des systèmes à l’échelle de l’entreprise pour améliorer leur rentabilité ainsi que l’efficacité du capital humain, des opérations et du marketing. Les solutions destinées aux entreprises offertes par Alithya comprennent les systèmes ERP (planification des ressources de l’entreprise), CPM/EPM (gestion de la performance organisationnelle/gestion de la performance d’entreprise) et CRM/CXM (gestion de la relation client/gestion de l’expérience client).