L’évolution rapide est la nouvelle norme dans le monde du travail numérique émergent, d’autant plus que les activités se mondialisent et que la main-d’œuvre est de plus en plus éloignée. Pour suivre le rythme du changement, les entreprises investissent dans de nouvelles technologies telles que la mise à niveau de leurs systèmes d’exploitation vers Windows 10 et le lancement de Microsoft Office 365 avec ses nombreuses applications conçues pour améliorer la collaboration et accroître la productivité.
Le défi auquel de nombreuses entreprises sont aujourd’hui confrontées est que, lorsque de nouvelles technologies sont déployées, les employés ne sont pas préparés au changement ; ils peuvent ne pas savoir pourquoi le changement est mis en œuvre et ils peuvent ne pas comprendre la valeur des nouvelles capacités dans leur travail quotidien. De nombreuses entreprises investissent dans la transformation technique, mais pas dans la transformation humaine, ce qui réduit le rendement du capital investi (RCI) global lorsque les employés ne se servent pas de la technologie.
La gestion de l’adoption du changement est essentielle pour accompagner les individus dans le changement et les aider à comprendre la valeur de l’adoption du point de vue individuel. Il est essentiel d’élaborer un plan stratégique de gestion du changement pour accélérer la transformation humaine en phase avec le déploiement technique. En utilisant le cadre ADKAR de Prosci comme guide (en anglais seulement), nous identifions cinq obstacles courants à l’adoption de la technologie et les tactiques que les organisations peuvent appliquer pour garantir l’adoption et maximiser le RCI.
1. Sensibilisation
La sensibilisation est souvent le premier obstacle aux changements techniques. Pour y remédier, il est important d’élaborer un plan stratégique de communication et de gestion du changement. Les meilleures pratiques en matière de communication indiquent que la sensibilisation doit être renforcée par de multiples canaux, par de multiples influenceurs/émetteurs, et à de multiples reprises avant que le message ne colle.
De nombreuses entreprises investissent dans la transformation technique, mais pas dans la transformation humaine.
Définissez votre énoncé de vision afin de refléter la raison pour laquelle le changement se produit maintenant et la manière dont il contribue à l’obtention de meilleurs résultats pour l’entreprise. Impliquez vos promoteurs de projet pour sensibiliser l’ensemble de l’organisation au changement.
Créez un réseau de champions du changement composé de personnes issues de tous les services ou domaines de travail clés afin de garantir une influence et un soutien entre pairs. Sensibilisez vos champions et demandez-leur de sensibiliser leurs pairs et de diffuser les changements pour créer une perception positive.
Par exemple, si vous déployez Microsoft Teams, expliquez pourquoi et quelle est la valeur ajoutée pour l’entreprise. Vous pouvez également souligner que Skype sera finalement abandonné et que Teams le remplacera en tant que solution de réunion, de conférence et de clavardage, de sorte que les utilisateurs précoces auront une longueur d’avance.
2. Désir
Mettez-vous à la place des utilisateurs professionnels et déterminez « Qu’est-ce que j’y gagne ? » pour les aider à comprendre l’intérêt du changement. Impliquez vos promoteurs de projet et les champions du changement pour renforcer les aspects positifs du changement. Si les individus voient que leur direction et leurs pairs soutiennent activement le changement, cela peut créer une perception positive et les mobiliser pour qu’ils adoptent de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités.
Une autre tactique pour susciter le désir est la planification des récompenses et de la reconnaissance – créez un concours avec un prix en cadeau ou invitez vos promoteurs à reconnaître les utilisateurs précoces qui contribuent à la réussite de votre projet.
Par exemple, si vous lancez Windows 10, vous voudrez communiquer les avantages, les performances ou les améliorations en matière de sécurité dont bénéficieront les utilisateurs. Une autre tactique pour susciter le désir est la planification des récompenses et de la reconnaissance – créez un concours avec un prix en cadeau ou invitez vos promoteurs à reconnaître les utilisateurs précoces qui contribuent à la réussite de votre projet.
3. Connaissance
Communiquez l’incidence sur les utilisateurs et les instructions afin d’accroître les connaissances sur ce qu’ils doivent savoir pour une adoption réussie. Cela devrait inclure une feuille de route claire à partir de l’état actuel, de la transition et de l’état futur du projet. Par exemple, dans le cadre du déploiement de Microsoft Teams, il est important de définir l’outil que les utilisateurs utilisent actuellement pour la collaboration et la gestion des documents. Dans votre plan de communication, vous devrez indiquer comment Teams permettra d’accroître les capacités à l’avenir.
4. Capacité
La formation et les ressources d’apprentissage sont essentielles pour accroître la capacité à introduire un changement. L’établissement d’un plan de formation est essentiel pour les mises à jour technologiques et le déploiement de nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités. Une bonne pratique consiste à disposer d’un site intranet, d’un site Yammer ou d’une autre plateforme où les employés peuvent trouver des informations et des calendriers sur les projets, les incidences sur les utilisateurs, des instructions pratiques, des webinaires, des formations, des scénarios de cas d’usage et des exemples de réussite.
5. Renforcement
Une étape que de nombreuses organisations omettent est le renforcement des changements technologiques après le déploiement initial. Il peut en résulter une hausse de l’adoption dans un premier temps, mais les individus reviennent ensuite à l’ancienne méthode de travail. Votre plan de communication doit prévoir des activités d’adoption et de renforcement après le lancement.
L’une des approches consiste à recueillir et à communiquer des exemples de réussite (vos champions en sont une bonne source). Une autre méthode consiste à recueillir des cas d’usage auprès de vos champions afin de comprendre les tâches/flux de travail habituels et les difficultés rencontrées, puis de relier les points afin que les individus comprennent comment le nouvel outil ou les nouvelles fonctionnalités peuvent être utilisés pour y remédier.
Pour s’assurer qu’ADKAR est pris en compte dans l’ensemble de votre stratégie de gestion du changement, il est recommandé de mettre en œuvre huit plans de gestion du changement : parrainage, réseau de champions du changement, communication, formation, gestion de la résistance, encadrement, mesure de l’adoption, récompenses et reconnaissance. En prenant en compte la sensibilisation, le désir, la connaissance, la capacité et le renforcement dans le cadre du déploiement d’une nouvelle technologie, vous bénéficierez d’une perception plus positive de la part de votre personnel, vous construirez une culture plus agile face au changement et vous maximiserez votre RCI.