En entreprise, la mise en œuvre de technologies se concentre souvent sur le volet technique et oublie parfois une composante des plus importantes : les employés. Même avec les meilleures technologies, la mise en œuvre d'un projet risque d'échouer si personne ne comprend ce qui se passe. Un processus de gestion du changement efficace permet de veiller à ce que la mise en œuvre technique soit arrimée à l'ensemble des objectifs et des initiatives d'une entreprise et qu'un lien soit ainsi créé entre la technologie et les employés.
Les employés se sentent en contrôle lorsqu’ils participent au processus de transition et qu’un programme de gestion du changement et de formations est mis en place. La gestion du changement les invite à prendre part aux décisions et à l’évolution de l’entreprise. Elle permet aux personnes les plus touchées de donner leur avis, de poser des questions et de faire des suggestions afin d’influencer le déroulement des choses.
Qu’est-ce que la gestion du changement?
La gestion du changement est un processus structuré auquel les entreprises recourent lors d’une transition afin que tout se déroule harmonieusement. Elle fait appel à des disciplines comme la psychologie, l’ingénierie et la science du comportement pour apporter des ajustements logiques au fonctionnement d’une entreprise et aider les employés à s’adapter à un environnement différent.
La gestion du changement utilise notamment la formation et la communication pour sensibiliser les employés aux changements à venir et susciter leur enthousiasme. Elle permet également aux employés d’une entreprise de bien comprendre ce que l’avenir leur réserve et de les doter des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs d’affaires établis.
Les entreprises investissent parfois des millions de dollars dans la mise en œuvre de technologies sans bien comprendre pourquoi elles le font. Par exemple, elles peuvent décider de passer à l'action parce des licences arrivent à échéance, et non pour atteindre des objectifs stratégiques. La gestion du changement veille à ce que chaque mise en œuvre soit liée à des objectifs mesurables. Par exemple, nous aidons des entreprises à évaluer l'adhésion au projet des responsables délégués afin d’assurer une vision unifiée et claire de l’équipe de direction concernant des objectifs comme l’efficience fiscale ou l’élimination des redondances dans les systèmes.
Pour réussir, les entreprises doivent bien définir leurs objectifs, qu’il s’agisse d’améliorer le rapport coût-efficacité, d’uniformiser les processus ou de favoriser l’innovation. En associant la mise en œuvre à un plan stratégique, nous nous assurons que les projets apportent une valeur réelle à l'entreprise.
L’importance de la gestion du changement
La gestion du changement organisationnel est essentielle à la réussite et à la croissance des entreprises, ainsi qu’au maintien du moral de leurs employés. Elle aide les employés à comprendre la nécessité du changement, à orienter leurs efforts vers les objectifs de l’entreprise et à leur fournir le soutien nécessaire pour traverser les périodes de transformation et surmonter les obstacles au changement. Cette approche entraîne une amélioration du moral et de l’adhésion des employés, de la productivité et du rendement global de l’entreprise.
De plus, la gestion du changement a une incidence directe sur les principales parties prenantes, y compris les clients, les fournisseurs et les partenaires d’affaires. En gérant efficacement le changement, une entreprise peut maintenir de solides relations avec ses parties prenantes et s’assurer de leur soutien et de leur collaboration en périodes de transition.
De meilleurs taux de réussite pour les projets technologiques
La gestion du changement peut améliorer le taux de réussite des projets en donnant la priorité aux employés tout au long de la transition. Elle fournit une structure de soutien sur laquelle ils peuvent compter et encourage ainsi l’adoption numérique.
La mobilisation et le moral des employés
En contexte de changement, la façon de percevoir la transition peut être tout aussi importante que le plan d’action mis en place pour effectuer ce changement. Le fait d’impliquer les principales parties prenantes favorise la transparence, puisqu’elles sont en mesure de mieux comprendre la raison du changement de même que l’environnement et la culture de l’entreprise. Cette transparence suscite la mobilisation et le désir partagé d’apprendre et d’évoluer pour atteindre l’objectif souhaité. Lorsque les employés sont activement impliqués dans un changement et comprennent les raisons de celui-ci, ils sont moins susceptibles de vivre du stress lié au travail. Leur moral s’en trouve amélioré, car ils se sentent valorisés et soutenus pendant la transition.
Une vision commune et bien définie
Les changements organisationnels proviennent souvent de la vision que l’équipe de direction a pour l'avenir de l'entreprise. Si cette vision est bien communiquée aux employés, ils comprendront la raison du changement et en quoi leurs efforts y participent. Ils seront plus motivés, la transition se déroulera mieux et l'entreprise pourra aller de l’avant en toute confiance.
Gérer le processus de changement : cinq étapes essentielles à une gestion du changement réussie
Une gestion du changement efficace est essentielle pour accompagner les employés durant une transition et les aider à comprendre l’intérêt que revêt pour chacun d’eux le fait d’adhérer au changement. Il est primordial de mettre en place un plan stratégique d’adoption et de gestion du changement pour que l’adaptation des employés se produise au même rythme que le déploiement technique. À l’aide du cadre de Prosci, une méthodologie éprouvée largement utilisée dans les projets technologiques et de TI, nous soulignons les cinq étapes fondamentales du processus afin d’assurer l’adoption du changement, de maximiser les retombées positives et de remplacer les suppositions par une voie structurée vers la réussite.
1. Sensibilisation
La sensibilisation est une première étape cruciale à tout processus de gestion du changement. Elle implique de veiller à ce que les membres de l’organisation soient au courant qu’un changement se produit et comprennent bien les besoins derrière ce changement afin de l’expliquer clairement à tous les niveaux. La compréhension doit être entière, fondée sur le plan stratégique de l’organisation et souvent menée par l’équipe de direction, comme le chef de la direction, le chef de la direction financière, le chef de la direction du capital humain ou le chef de la direction informatique.
Développez un plan stratégique d’adoption du changement et de communication qui transmet les bons messages au bon moment. Une communication efficace garantit que le besoin de changement est renforcé par différents canaux, communiqué par des personnes influentes de confiance et répété de manière constante afin de le faire résonner dans toute l’organisation.
Rédigez un énoncé de vision clair et mobilisant qui souligne la nécessité du changement et qui l’associe à de meilleurs résultats commerciaux. Retenez les services de responsables délégués pour parrainer le changement et communiquer son importance, en veillant au respect des priorités organisationnelles.
Créez un réseau de champions du changement constitué de membres de vos principaux services ou secteurs pour assurer l’influence et le soutien entre collègues. Donnez à ces champions les connaissances et les outils dont ils ont besoin pour répandre le changement efficacement, en favoriser une perception positive et encourager l’adoption généralisée dans les équipes.
2. Volonté
Pour cultiver la volonté de changement, les employés doivent comprendre les avantages personnels et organisationnels qu’auront les nouveaux outils et processus. Commencez en vous mettant à la place des utilisateurs de l’entreprise et en répondant à la question importante : « Que cela m’apporte-t-il? » Décrivez comment l’état futur est significativement meilleur que l’état actuel, en soulignant les améliorations à l’efficacité, à la facilité d’utilisation et aux résultats. Par exemple, le passage des rapports de dépenses papier et des feuilles de calcul transmises par courriel à un système automatisé comme Oracle élimine le chaos, permet un suivi facile et simplifie l’approbation, ce qui uniformise le processus et le rend plus transparent.
Même lorsque les gens n’ont pas le choix d’utiliser une nouvelle technologie, il est déterminant de leur inculquer une bonne impression de la transition. Concentrez-vous à communiquer les avantages tangibles de la nouvelle manière de travailler, comme les améliorations du rendement, les améliorations de la sécurité et l’économie de temps. En comparant les anciens processus aux nouveaux, montrez comment les changements facilitent le travail et le rendent plus efficace.
Faites appel à vos responsables délégués et à vos champions du changement pour renforcer ces aspects positifs. Lorsque l’équipe de direction et les pairs soutiennent activement le changement, il y a une perception positive du processus, et les gens sont mobilisés à intégrer les nouveaux outils et les nouvelles capacités.
Une autre stratégie efficace pour créer une volonté est d’utiliser les récompenses et la reconnaissance. Envisagez d’organiser des initiatives comme des concours avec des prix ou de demander aux responsables de souligner la participation des premiers adopteurs qui contribuent à la réussite du projet. Cela favorise non seulement la participation, mais donne aussi un élan au changement.
3. Connaissances
L’acquisition de connaissances est une composante essentielle de toute adoption réussie d’une technologie, et nécessite une bonne communication et une formation complète. Il faut donner aux utilisateurs l’information et les compétences dont ils ont besoin pour réaliser une transition harmonieuse vers de nouveaux outils et processus. Pour ce faire, il faut adopter une approche structurée et disciplinée – et non des efforts de communication dispersés ou ponctuels.
Créez un plan de communication centralisé et bien documenté pour orienter le processus. Une feuille de route claire présentant les états actuel, transitionnel et futur du projet est essentielle. Par exemple, pendant le déploiement de Microsoft Teams, il est important de nommer les outils que les employés utilisent présentement pour collaborer et gérer leurs documents et d’indiquer clairement comment Teams améliorera les capacités dans ce domaine à l’avenir.
La formation est un autre élément fondamental de l’acquisition de connaissances. Alithya se spécialise dans la création de programmes de formation personnalisés qui répondent aux besoins uniques de chaque organisation. Ces programmes combinent différentes méthodes, notamment un apprentissage mixte traditionnel, des plateformes d’adoption numérique, des vidéos, des outils d’aide et des séances magistrales avec un instructeur. L’objectif est d’utiliser différents canaux et formats afin de s’assurer que le transfert du savoir est accessible et motivant pour tous les utilisateurs.
La combinaison d’une stratégie de communication disciplinée et d’efforts de formation robustes aide les utilisateurs à éliminer la confusion, à se faire confiance et à contribuer à une adoption efficace de la technologie.
4. Aptitude
Alors que les connaissances se concentrent sur la compréhension, l’aptitude est plutôt l’application de cette compréhension – en aidant les gens à modifier leurs comportements pour qu’ils correspondent à l’état futur. Par exemple, dans la mise en œuvre d’une nouvelle technologie, les gestionnaires qui ont l’habitude de se fier aux ressources humaines pour des tâches comme l’ouverture de postes devront réaliser ces processus eux-mêmes dans le nouveau système. Pour renforcer l’aptitude, il faut s’assurer que les utilisateurs sont formés, qu’ils ont l’autonomie nécessaire pour adopter efficacement ces nouveaux comportements et qu’ils en sont tenus responsables.
L’établissement d’un plan de formation exhaustif est capital pour permettre aux employés de mener à bien ces changements. La formation doit aller au-delà des instructions techniques pour communiquer de façon claire les comportements attendus dans l’état futur. Par exemple, à la création des documents, assurez-vous qu’ils présentent explicitement les attentes de chaque poste, pour aider les employés à comprendre leurs responsabilités et leur contribution à la réussite du projet.
Il est aussi important de mettre à la disposition des employés des ressources en appui à la transition. Une plateforme centralisée, comme un intranet ou un site Yammer, peut contenir l’information essentielle sur le projet, notamment les échéanciers, les effets sur les utilisateurs, les instructions, des webinaires, des documents de formation, des cas d’utilisation et des histoires de réussite. Ces ressources servent de référence continue afin de renforcer l’apprentissage et d’encourager l’application constante des nouveaux comportements.
En adoptant une attitude délibérée quant à la formation, la communication et l’établissement des attentes, les organisations peuvent accompagner les utilisateurs dans les différentes étapes : comprendre quoi faire, faire ce qui est attendu et être tenu responsable dans les nouveaux processus.
5. Renforcement
L’étape du renforcement des changements technologiques après la mise en œuvre initiale est souvent celle où les entreprises échouent. En cas d’échec, il se peut que les gens reviennent à leur ancienne façon de travailler après l’adoption initiale. Un renforcement efficace garantit que les objectifs sont atteints et que l’adoption est un comportement durable, pas simplement un ajustement temporaire.
Le renforcement commence par l’identification des objectifs précis et des critères utilisés pour mesurer la réussite. Par exemple, en acquisition de talent, la mesure du Temps nécessaire pour pourvoir le poste – le temps écoulé entre l’approbation de l’ouverture de poste et l’acceptation de l’offre par le candidat – peut réduire la durée d’un cycle de recrutement. Pour les améliorations aux processus de paie, le suivi du temps du cycle de paie améliore la visibilité et le contrôle financiers. Dans les opérations financières, la mesure du nombre de jours ouvrables nécessaires pour réaliser la fermeture des livres comptables indique l’efficacité dans le cycle de clôture financière.
Une autre approche de renforcement importante est de compiler et de communiquer les histoires de réussite. Les champions peuvent faire connaître ces histoires et recueillir des cas d’utilisation qui montrent que les nouveaux outils et les nouvelles capacités peuvent remédier à des sources d’irritation et améliorer les flux de travail. Ces observations peuvent souligner des améliorations comme la réduction de la durée du cycle de recrutement ou l’exactitude de la paie pour montrer les avantages tangibles.
L’intégration d’objectifs de gestion du changement et de systèmes de gestion de la performance et leur alignement avec les plans de paiement rendent le renforcement encore plus robuste. Lorsque l’adoption de nouveaux processus a un lien direct avec l’évaluation du rendement ou les récompenses liées au rendement, elle offre un incitatif fort à maintenir le changement.
En vous attaquant aux cinq obstacles — sensibilisation, volonté, connaissances, aptitude et renforcement — dans le cadre du lancement de la nouvelle technologie, vous aiderez vos effectifs à voir le changement d’un œil positif, favoriserez une culture de souplesse face aux changements et maximiserez votre RCI. Alithya aide ses clients en leur offrant des services-conseils en gestion du changement organisationnel. Pour protéger votre projet de transformation et garantir le rendement de votre investissement technologique, communiquez avec nos experts sans tarder.