La transformation numérique a bel et bien dépassé la phase d’expérimentation. Aujourd’hui, les organisations reconnaissent qu’elle est nécessaire pour rester dans la course. À mesure qu’elles gagnent en maturité numérique, les organisations réalisent que les outils traditionnels comme les feuilles de calcul ne suffisent plus pour la gestion de projets complexes et à grande échelle. Les besoins de visibilité, d’agilité et de contrôle stratégique n’ont jamais été aussi criants.
Heureusement, des solutions solides existent maintenant pour aider les organisations à évoluer avec confiance. Ces plateformes modernes de gestion de projets sont conçues pour intégrer tous les aspects de la réalisation d’un projet, de la vente à la facturation, au sein d’un système unique et intelligent. Toutefois, comme lors de n’importe quel changement important, certaines organisations hésitent toujours devant la complexité, la fatigue liée aux changements et les défis d’intégration des nouveaux outils dans les processus internes établis depuis longtemps.
Ce billet expose les méthodes permettant de faciliter la transition en tirant avantage d’outils avancés, comme l’exploration des processus et l’IA générative, qui permettent de moderniser vos activités sans friction superflue.
Le défi : la complexité et la peur du changement
La complexité même des processus déjà en place est l’un des plus gros obstacles que nous rencontrons lorsque nous épaulons nos clients dans l’adoption de nouveaux outils de gestion de projets. De nombreuses organisations ont mené des projets à leur manière pendant des années, en établissant des procédures et en trouvant des solutions de rechange; leurs habitudes sont bien ancrées.
Certaines préoccupations courantes des équipes de projet :
- Le système manquera de souplesse ou sera difficile à configurer pour répondre à leurs besoins.
- L’interruption des activités durant la phase de mise en œuvre ralentira les équipes.
- Les processus établis de longue date s’intégreront mal dans le nouveau cadre numérique.
- Le personnel ne s’adaptera pas facilement, en particulier s’il se sent surchargé par l’apprentissage d’un nouveau système.
En bref, l’inconnu effraie. Pourtant, le statu quo engendre davantage de risques à long terme en matière de revenus perdus, d’inefficacité et de difficultés à étendre les activités.
La solution : une plateforme intégrée de gestion de projets
C’est là qu’entrent en jeu les plateformes modernes de gestion de projets. Ces solutions tout-en-un permettent aux organisations de gérer tout le cycle d’un projet dans un seul écosystème intégré et agile qui permet de voir l’avancement du projet et d’obtenir des statistiques, ce qui est difficile à réaliser avec des outils déconnectés.
De la gestion des occasions de ventes à la planification des ressources en passant par le suivi des heures travaillées, la production de rapports de dépenses et les prévisions financières, de telles plateformes permettent de rationaliser la manière dont les équipes produisent de la valeur. Ces outils s’intègrent facilement avec les applications populaires, ce qui simplifie l’adaptation des équipes et l’intégration dans des outils déjà connus.
Chez Alithya, nous sommes des témoins de première ligne de clients qui utilisent ces plateformes pour :
- centraliser la planification de projets et les suivis financiers;
- améliorer la collaboration entre les équipes de production, des finances et des ventes;
- voir en temps réel l’avancement des projets;
- optimiser l’allocation des ressources et améliorer la rentabilité des projets.
L’utilisation optimale de n’importe quelle plateforme ne dépend pas que de cette dernière, mais de l’utilisation intelligente qu’on en fait. Il faut d’abord savoir par où commencer et comment adapter la mise en œuvre à vos besoins de fonctionnement.
Schématiser les faits par l’exploration des processus
La meilleure manière de s’attaquer à la complexité est d’en dévoiler les composantes. C’est précisément ce pour quoi est conçue l’exploration des processus. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions, l’exploration des processus permet d’exposer et de visualiser les flux de travail actuels en s’appuyant sur les données réelles des systèmes. Ce processus est également complémentaire aux stratégies d’hyperautomatisation qui stimulent l’efficacité des activités.
L’exploration des processus permet aux équipes de :
- schématiser chaque étape du flux de travail actuel en établissant le lien entre les tâches, les personnes et le temps nécessaire pour réaliser chaque action;
- cerner les redondances, les retards et les goulots d’étranglement pour déterminer exactement où les pertes de temps se produisent;
- accorder la priorité aux solutions et dévoiler les possibilités d’automatisation ou de rationalisation.
Chez Alithya, nous utilisons cette approche pour cerner les changements qui auront l’effet le plus notable. Plutôt que d’essayer de tout régler en même temps, nous aidons les organisations à déterminer les trois à cinq goulots d’étranglement les plus importants qui ralentissent leurs activités. Cette approche favorise les réussites rapides et la prise de confiance, et libère du temps et des capacités pour des transformations à plus grande échelle.
Simplifier la réalisation à l’aide d’agents d’IA générative
Une fois que vous avez déterminé quels éléments doivent être optimisés, le prochain défi consiste à trouver une manière d’améliorer vos activités sans que votre personnel se sente dépassé. C’est là que les assistants virtuels propulsés par l’IA, aussi appelés agents d’IA générative, entrent en jeu.
Ces agents intelligents soutiennent les utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes. Dans des scénarios de gestion de projets, ils peuvent :
- suggérer les prochaines étapes ou signaler des risques liés au projet selon des données obtenues en temps réel;
- répondre à des questions en langage courant comme « Où en est rendu le projet X? », ou bien « Où se situe-t-on par rapport au budget? »;
- automatiser des tâches répétitives comme la réponse à des questions courantes ou le traitement d’approbations de routine.
Un billet de blogue de 2025 de Forrester (en anglais seulement) souligne que 61 % des entreprises qui adoptent des outils propulsés par l’IA font état d’une meilleure productivité du personnel.
Il ne s’agit pas de remplacer les gens, mais bien de renforcer leurs capacités. Ces assistants réduisent le travail manuel et le temps de réponse et dégagent du temps pour que le personnel s’adonne à des activités de grande valeur. Par exemple, une gestionnaire de projet pourrait générer un résumé de projets instantanément ou déterminer quelles tâches sont en retard sans avoir à se plonger dans différents rapports.
Puisque ces assistants sont intégrés à des outils de travail familiers, le travail se fait sans heurts, ce qui réduit la courbe d’apprentissage et accélère l’adoption.
Transformer l’incertitude en clarté
La transformation numérique peut prendre des allures de saut dans le vide, mais grâce à une bonne stratégie et à des technologies de soutien appropriées, c’est une étape que vous pouvez franchir en toute confiance.
Les plateformes modernes de gestion des projets, lorsqu’elles sont combinées à une exploration des processus et une assistance propulsée par l’IA, aident les organisations à contrôler leur flux de travail, à améliorer la collaboration et à générer des résultats commerciaux tangibles.
Chez Alithya, nous aidons les clients à démystifier ce parcours. Que vous soyez confrontés à des processus complexes, à des contraintes en ressources ou aux hésitations de votre équipe, il existe des solutions fondées sur les données, prises en charge par l’IA et en accord avec vos objectifs uniques.
Ne planifiez pas vos processus les yeux bandés
Mettons en lumière ce qui vous retient et établissons une manière de procéder qui allie intelligence et simplicité.