1. OBJECTIFS ET PORTÉE
Le Groupe Alithya inc. et ses filiales (« Alithya ») s’engagent à mener leurs activités de manière éthique et socialement responsable. Le présent Code de conduite des fournisseurs (le « Code ») définit les normes de conduite pour les fournisseurs de biens ou de services d’Alithya (les « Fournisseurs »), à l’exclusion des sous-traitants d’Alithya soumis à notre Code de conduite professionnelle. Il est basé sur les valeurs fondamentales d’Alithya et inclut la confiance, le respect, le bien-être et l’intégrité.
Le Code, tel qu’il peut être mis à jour de temps à autre à la seule discrétion d’Alithya, fait partie intégrante de la relation contractuelle d’Alithya avec vous en tant que Fournisseur. En établissant une relation d’affaires avec Alithya, les Fournisseurs acceptent de se conformer aux obligations énoncées dans le présent Code, de maintenir des politiques et des processus adéquats à cet effet, et de s’assurer que leurs Représentants en fassent de même.
2. CONFORMITÉ AUX LOIS ET RÈGLEMENTS
Les Fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois et règlements applicables, y compris, mais sans s’y limiter, les lois anticorruption et anti-pots-de-vin, les lois en matière de droits de la personne et droit du travail, les lois sur la protection des renseignements personnels et sur la cybersécurité, les lois sur la propriété intellectuelle et les lois sur l’environnement.
Dans les cas où les lois et règlements locaux sont moins stricts que les dispositions du présent Code, les Fournisseurs doivent se conformer aux normes les plus strictes du présent Code.
2.1 Lois antitrust et lois sur la concurrence
Alithya s’engage à respecter le principe de concurrence libre et équitable et s’attend à la même chose de ses Fournisseurs.
Les Fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois antitrust et lois sur la concurrence applicables et ne peuvent pas se livrer à des actes qui réduisent indûment la concurrence. Les actes interdits incluent le fait de s’entendre avec des concurrents pour fixer les prix, établir les rabais ou les conditions de vente, limiter la production, se diviser les marchés, se répartir les clients, coordonner les activités d’appels d’offres, boycotter des clients et des fournisseurs, fixer la rémunération des employés ou s’abstenir d’embaucher les employés de chacun.
2.2 Intégrité des affaires et lutte contre la corruption et les pots-de-vin
Alithya adhère au principe des marchés équitables, libres et ouverts et n’a aucune tolérance pour la corruption. Toutes les formes de pots-de-vin, de paiements de facilitation (tels que tout paiement effectué directement ou indirectement à un fonctionnaire gouvernemental dans l’intention d’accélérer un processus ou qui sert d’incitation à exécuter une action), de corruption, de commissions occultes, d’extorsion et de détournement de fonds sont strictement interdites. Les Fournisseurs ne doivent pas participer, directement ou indirectement, à ces types de pratiques.
2.3 Respect des droits de la personne et des normes du travail
Alithya s’engage à respecter toutes les lois applicables en matière de travail, d’emploi et de droits de la personne, et exige le même engagement de la part de ses Fournisseurs. Les Fournisseurs doivent donc respecter les lois locales en matière de salaire minimum, d’avantages sociaux, d’heures supplémentaires, d’horaires et de conditions de travail. Les Fournisseurs doivent également respecter la liberté d’association et de choix des employés en ce qui concerne la question des syndicats ou de l’affiliation à un comité d’entreprise, conformément aux lois locales.
2.3.1 Santé et sécurité
Alithya promeut un environnement de travail sain, sûr et sécurisé et s’attend de ses Fournisseurs qu’ils en fassent autant. Les Fournisseurs doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail dans les juridictions où ils opèrent. Cela inclut toutes les actions nécessaires pour prévenir les accidents et les blessures liés au travail et l’engagement à viser une amélioration continue de la performance en matière de santé et de sécurité.
2.3.2 Travail forcé et travail des enfants
Il est strictement interdit aux Fournisseurs de participer, directement ou indirectement, à toute activité de travail forcé ou involontaire.
Aux fins du présent Code, le travail forcé désigne un travail ou un service fourni ou proposé à une personne dans des circonstances telles que l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que ladite personne croie que sa sécurité ou celle d’une personne qu’elle connaît serait menacée si elle ne fournissait pas ou ne proposait pas de fournir ce travail ou ce service ; ou tout travail ou service exigé d’une personne sous la menace d’une sanction et pour lequel ladite personne ne s’est pas proposée de son plein gré.
Alithya s’attend de ses Fournisseurs qu’ils n’emploient ni ne retiennent les services (i) d’une personne âgée de moins de 14 ans, ou plus si l’âge minimum est plus élevé selon les lois et réglementations locales, et (ii) d’une personne âgée de moins de 18 ans, sauf si le Fournisseur est en mesure de démontrer que les conditions de travail ne sont pas mentalement, physiquement, socialement ou moralement dangereuses pour l’enfant, et que le travail n’interfère pas avec la scolarité de l’enfant en le privant de l’opportunité d’aller à l’école.
2.3.3 Harcèlement ou discrimination
Les Fournisseurs doivent offrir un milieu de travail sans harcèlement (physique, verbal, mental, sexuel ou de tout autre type) et sans discrimination basée sur la couleur, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, un handicap ou tout autre statut protégé par la loi. Les Fournisseurs doivent s’engager à promouvoir l’égalité des chances en matière de recrutement, d’embauche, de salaires, de conditions de travail et de promotion. L’environnement de travail des Fournisseurs doit favoriser la diversité et l’inclusion et traiter tous les travailleurs avec respect, tout en se conformant aux lois applicables en matière d’emploi.
2.4 Confidentialité de l’information et des données
Les Fournisseurs doivent respecter et protéger la confidentialité des informations auxquelles ils peuvent avoir accès et ces informations ne peuvent être divulguées qu’aux personnes autorisées. De plus, les informations confidentielles ne doivent pas être utilisées pour leurs fins personnelles ou celles de quiconque.
Les Fournisseurs peuvent occasionnellement être amenés, dans le cadre normal de leurs activités et de l’exécution de leurs obligations contractuelles, à recueillir certaines informations sur Alithya et, le cas échéant, sur ses clients ou ses employés.
Les Fournisseurs doivent protéger les informations d’Alithya et, le cas échéant, de ses clients et employés, y compris leurs renseignements personnels, s’il y a lieu, conformément aux lois et réglementations applicables. Les Fournisseurs doivent utiliser, accéder et divulguer les renseignements personnels uniquement tel qu’autorisé par Alithya.
2.5 Propriété intellectuelle
Tout au long de la prestation des services, les Fournisseurs doivent respecter et protéger la Propriété intellectuelle des tiers et d’Alithya. Il est interdit aux Fournisseurs d’utiliser, de transférer, de vendre ou de publier la Propriété intellectuelle d’Alithya sans son consentement écrit préalable. Les Fournisseurs doivent également fournir leurs produits et services sans porter atteinte à la Propriété intellectuelle d’autrui.
La « Propriété intellectuelle » désigne tout droit accordé ou reconnu en vertu des lois applicables en matière de brevets, de droits d’auteur, de droits voisins, de droits moraux, de marques de commerce, de noms commerciaux, de dessins industriels et de tout autre disposition légale ou principe de common law ou de droit civil concernant la Propriété intellectuelle et industrielle, qu’elle soit enregistrée ou non, y compris les droits relatifs à toute demande concernant l’un des éléments susmentionnés et l’objet de cette demande. Cela comprend les idées, les méthodes, les méthodologies, les procédures, les processus, le savoir-faire, les techniques, les modèles, les gabarits et les outils logiciels et de consultation à usage général.
2.6 Environnement
Alithya s’engage à maintenir une faible empreinte environnementale et s’attend de ses Fournisseurs qu’ils en fassent autant en prenant des mesures claires pour améliorer l’efficacité de leurs ressources et limiter les risques et les impacts environnementaux liés à leurs produits et leurs services . Les Fournisseurs doivent suivre et mettre en œuvre des procédures conformes aux lois, aux réglementations et aux normes environnementales applicables. Alithya sélectionne ses Fournisseurs rigoureusement, en tenant compte de leur empreinte environnementale. Les Fournisseurs doivent donc s’engager à réduire ou à éliminer les déchets, à recycler ou à réutiliser les matériaux lorsque possible, et à mettre en place des mesures pour, le cas échéant, prévenir la pollution, préserver les ressources et réduire l’utilisation des ressources énergétiques et les émissions de gaz à effet de serre (GES), s’alignant ainsi avec les engagements d’Alithya en faveur d’une économie à plus faible émission de carbone.
3. CONFLITS D’INTÉRÊTS
Les Fournisseurs doivent, à tout moment, éviter tout conflit d’intérêt réel ou perçu. Dans le cas d’une situation ayant l’apparence d’un potentiel conflit d’intérêts, les Fournisseurs doivent immédiatement en informer Alithya. Le Fournisseur et Alithya discuteront alors des mesures d’atténuation acceptables à mettre en œuvre, le cas échéant, en fonction de la situation.
4. DROIT D’AUDIT
Les Fournisseurs doivent mettre en place des politiques et des procédures et conserver la documentation nécessaire pour démontrer leur conformité au Code et à toutes les lois et réglementations applicables. Alithya se réserve le droit d’auditer ses Fournisseurs à tout moment afin de contrôler leur conformité au Code, qu’une violation soit suspectée ou non. Les Fournisseurs acceptent de donner rapidement accès à Alithya à tous les rapports comptables, livres, accords, politiques, procédures, enregistrements ou tout autre document pertinent lié à l’exécution des services et/ou à la conformité au Code à la demande d’Alithya.
5. VIOLATIONS
Alithya se réserve le droit de mettre fin immédiatement à tout accord ou relation avec un Fournisseur ou de demander des mesures correctives, à sa discrétion, en cas de violation réelle ou soupçonnée.
6. REPRÉSENTANTS
Le terme « Représentant » désigne tout affilié, sous-traitant, administrateur, dirigeant, employé, agent ou autre personne qui agit au nom ou selon les instructions d’un Fournisseur. Les Fournisseurs doivent s’assurer que leurs Représentants adhèrent à des normes au moins égales à celles énoncées dans le présent Code. Les Fournisseurs doivent disposer de politiques et de procédures visant à garantir la conformité à ces normes. Les Fournisseurs seront tenus responsables de toute violation du Code par un Représentant.
7. SIGNALEMENT DES PRÉOCCUPATIONS OU DES SITUATIONS DE NON-CONFORMITÉ
Le Fournisseur doit rapidement signaler à Alithya toute préoccupation ou suspicion de non-conformité au Code, soit au secrétariat à l’adresse [email protected] à la ligne d’éthique d’Alithya à l’adresse [email protected], ou par téléphone au 1-844-879-4778.