Adjoint.e, services partagés Capital humain

Veuillez prendre note que ce poste est en mode hybride.

Alithya, chef de file en transformation numérique, accompagne des clients et des partenaires internes dans la recherche d’experts, de collaborateurs créatifs et ingénieux. C’est l’un des nombreux services d’Alithya.

Une mission à la hauteur de votre expertise

Au sein de ce poste, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien opérationnel du Centre des services partagés du Capital humain (CH) en fournissant un service à la clientèle exceptionnel et en gérant efficacement les tâches administratives. Vous serez responsable de diverses tâches liées à l’accueil des nouveaux employés, à la gestion des attestations d’emploi, au soutien administratif général et à la coordination de divers processus internes. Vous assisterez également l’équipe dans diverses tâches.

Des projets à la hauteur de vos ambitions

• Réponse aux questions des employés : 

  • Fournir un soutien et des informations aux employés concernant les politiques et procédures en ressources humaines (RH);

  • Diriger les questions complexes vers les membres de l’équipe appropriés. 

• Traitement du courrier entrant : 

  • Recevoir, trier et distribuer les courriels et les documents RH entrants. 

• Création et distribution de documents : 

  • Préparer et distribuer divers documents internes au CH; 

  • Mettre à jour divers documents du CH. 

• Service client aux employés : 

  • Offrir un service client de haute qualité en répondant aux demandes des employés de manière professionnelle et efficace. 

• Maintenance du système informatique : 

  • Mettre à jour et saisir des données précises dans les diverses plateformes. 

• Préparation des attestations et validation des demandes de vérification d’emploi : 

  • Préparer et vérifier l’exactitude des attestations et vérifications d’emploi pour les employés. 

• Préparation de nouveaux fichiers d’employés : 

  • Créer et maintenir les dossiers des nouveaux employés, y compris la documentation d’embauche et les informations personnelles. 

• Orientation des nouveaux employés : 

  • Faciliter l’intégration des nouveaux employés;

  • Gérer le programme de parrainage et les accès en lien avec l’équipe TI;

  • Effectuer les présentations d'entreprise. 

• Vérification de dossiers : 

  • Effectuer des vérifications périodiques pour garantir que tous les dossiers d’employés sont complets et conformes aux normes. 

• Gestion des documents de fin d’emploi : 

  • Assister à la préparation des documents de fin d’emploi et fournir un soutien administratif lors des processus de départ des employés. 

• Assumer toute autre tâche administrative connexe assignée par le responsable des RH. 

Quand ça clique!

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en RH ou dans un domaine connexe (un atout);

• Expérience préalable dans un rôle administratif ou de soutien en RH (un atout); 

• Maîtrise des logiciels de gestion des RH et des outils bureautiques (suite Microsoft, SharePoint, Fresh, DocuSign, etc.);

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;

• Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant une forte collaboration au sein de l’équipe;

• Souci du détail et capacité à respecter les échéances;

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite. 

Veuillez noter qu’un anglais de niveau maîtrisé est requis en raison de la nature des tâches, notamment pour communiquer de manière quotidienne avec les employés et gestionnaires hors du Québec, ainsi que pour lire, comprendre et rédiger la documentation.